Wat is een sociaal intranet?
Een sociaal intranet is een digitale werkplek waar medewerkers met elkaar kunnen communiceren en samenwerken. Het hoofddoel van een sociaal intranet is om de interactie tussen jou en je medewerkers te bevorderen.
Dit platform is voor iedereen binnen de organisatie toegankelijk. Het ondersteunt medewerkers bij hun dagelijkse werkzaamheden en het bevordert kennisdeling en samenwerking.
Bij de term ‘social’ denk je al snel aan platforms zoals Facebook, LinkedIn en Instagram. Bij deze platforms is interactie tussen mensen cruciaal. Dit geldt ook voor sociale intranets.
Wat is het verschil tussen een traditioneel en sociaal intranet?
Een traditioneel intranet wordt doorgaans door één afdeling beheerd en de communicatie vindt vaak top-down plaats. Hierdoor blijft (te) weinig ruimte over voor medewerkers om op een toegankelijke manier te communiceren en informatie te delen.
Sociale intranetten zijn gemaakt om de samenwerking tussen medewerkers te vergemakkelijken. Zo kan je groepen maken voor projecten of afdelingen, waardoor het delen van kennis eenvoudiger wordt en de informatie-overload aanzienlijk wordt verminderd.
Waar kun je een sociaal intranet voor gebruiken?
Een sociaal intranet is handig voor organisaties met meer dan 50 medewerkers en die momenteel meerdere communicatiestromen gebruiken.
Vergeet WhatsApp, e-mails, bulletin boards en traditionele training via het intranet. Een sociaal intranet is de alles-in-één oplossing om met je medewerkers in contact te komen en ze vanaf het begin sneller en effectiever op te leiden.
Vanaf de onboarding voelen medewerkers zich direct wel of niet verbonden met de organisatie. Ze werken samen voor een organisatie die hun interacties en feedback waardeert.
Bij Stayokay ervaren ze de positieve effecten van een sociaal intranet al langer:
“Oneteam heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan het verbeteren van de betrokkenheid en de verbinding tussen alle medewerkers op de verschillende locaties.” - Liza de Vos, HR Manager bij Stayokay
Wat zijn de voordelen van een sociaal intranet voor organisaties?
1. Samenwerking
Het sociale intranet draait om tweerichtingscommunicatie. Medewerkers kunnen gemakkelijk opmerkingen plaatsen, liken en reacties achterlaten op de tijdlijn. Medewerkers uit verschillende afdelingen en groepen kunnen tips geven, kennis delen of brainstormen over een bepaald project.
Een sociaal intranet maakt het mogelijk om vragen te stellen waar iedereen op kan reageren, zodat je medewerkers elkaar gemakkelijk kunnen helpen.
Ook is er ruimte voor informeel contact met collega’s: je kunt bijvoorbeeld aparte informele contactkanalen creëren. Denk aan communicatie rondom evenementen, personeelsuitjes en het privéleven.
2. Comfort
Alles op één plek. Dankzij het sociale intranet heb je maar één omgeving nodig in plaats van verschillende kanalen en systemen, waardoor een overload aan informatie wordt voorkomen.
Je kunt nu alle andere kanalen, zoals WhatsApp, Facebookgroepen, e-mail, nieuwsbrieven, posters en memo’s, vervangen door één kanaal: het sociale intranet. Concreet betekent dit dat alle data op één plek komt te staan.
3. Efficiëntie
Hoe vaak komt het voor dat je medewerkers een specifieke vraag hebben waar ze snel antwoord op willen hebben? Wanneer je verschillende communicatiemiddelen gebruikt, raken je medewerkers in de war over hoe ze je kunnen bereiken.
Met een sociaal intranet hebben medewerkers een duidelijk middel om met hun vragen om te gaan en krijgen ze direct antwoord van jou of de community van de organisatie.
4. Toegankelijk
Een sociaal intranet is persoonlijk, informeel en gebruiksvriendelijk. Het is beschikbaar via pc, tablet of smartphone, en is net zo toegankelijk als andere sociale platforms.
Traditionele intranetten missen vaak overzicht, zien er ouderwets uit en zijn een uitdaging om in te navigeren. Dit weerhoudt medewerkers er vaak van om dit actief te gebruiken.
5. Productief
Een sociaal intranet maakt het mogelijk om trainings- en organisatie-updates te delen. Medewerkers worden sneller en op afstand ‘onboarded’ en opgeleid, wat resulteert in kostenefficientie en hogere productiviteit.
Een sociaal intranet help je de e-mailstromen te verminderen en biedt nieuwe manieren om kennis te delen: gecentraliseerd, laagdrempelig en interactief.
Hoe zorg je ervoor dat alle medewerkers het intranet gebruiken?
De introductie van nieuwe software of een nieuw systeem kan soms als overweldigend worden ervaren. Maar dat zou niet zo moeten zijn.
Het is essentieel om duidelijk en transparant te zijn in je communicatie en medewerkers te informeren waarom je deze tools gebruikt. Probeer het sociale intranet niet te mengen met oude systemen, om verwarring te voorkomen.
Met een sociaal intranet zoals Oneteam kun je alle oplossingen in één app gebruiken: interne communicatie, onboarding, eLearning, enquêtes, integraties voor roosters en meer. Meer weten over de voordelen van een alles-in-één oplossing ten opzichte van een point-oplossing? Bekijk dan deze pagina.
Het mobile-first ontwerp bevordert de werkervaring van frontline medewerkers en wordt goed ontvangen in de retail of de horeca. Zoals Britt Kleinepier, coördinator interne communicatie bij H&M zegt:
“Oneteam is het belangrijkste communicatiekanaal dat we hebben. Via Oneteam is het super makkelijk om vragen te stellen en het helpt ons echt om een brug te slaan tussen onze desk en non-desk medewerkers. Het verzamelt alle 'need-to-know' en 'nice-to-know'-informatie in één gebruiksvriendelijk platform." Britt Kleinepier, coördinator interne communicatie bij H&M
5 tips voor succesvolle communicatie op het intranet
De adoptie van het sociale intranet onder medewerkers is cruciaal voor het succes van dit commnunicatiekanaal. Maar hoe zorg je ervoor dat je medewerkers betrokken blijven bij je content? Hier zijn 5 tips:
- Schrijf voor je personeel. Probeer altijd te reflecteren op wie je publiek is. Zo zijn veel frontline medewerkers over het algemeen van jongere generaties. Schrijf je boodschap helder en bondig en kies voor een informele tone of voice die interactie aanmoedigt.
- Introduceer gamification. Quizzes en games kunnen medewerkers aanmoedigen om meer te leren over een specifiek onderwerp en met elkaar om te gaan door middel van leuke uitdagingen.
- Erken individuen. Verwelkom nieuwe medewerkers, waardeer medewerkers met jaren ervaring en vier uitstekende prestaties op de tijdlijn. De tijd nemen om individuen te erkennen, helpt bij het bouwen van een veilige en gastvrije omgeving waar lof door en voor collega’s wordt aangemoedigd.
- Deel work-in-progress. Houd alle medewerkers op de hoogte van nieuwe dingen en veranderingen in de organisatie. Open je een nieuw filiaal of probeer je een nieuw menu uit? Geef ze een voorproevertje. Op deze manier zullen ze zich ook meer gestimuleerd voelen om zelf updates over hun werk te delen.
- Zet feedback om in groei. Frontline medewerkers zijn jouw ogen en oren bij de klanten. Ze weten het beste wat de klanten voelen en nodig hebben. Gebruik medewerkersenquêtes en ontvang direct hun input. Betrek ze bij het proces van ideevorming!
De eerste stap naar een sociaal intranet
Ben je op zoek naar een unieke digitale oplossing voor employee experience?
Met de interne communicatie-app van Oneteam breng je al je communicatie samen op één gebruiksvriendelijk, interactief platform dat toegankelijk is voor iedereen in je organisatie.
Verbinding maken met collega’s, afdelingen en verschillende locaties is nog nooit zo eenvoudig geweest, wat heeft geleid tot meer betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers.
