WhatsApp is al jaren onverminderd populair. In 2020 stond het aantal wereldwijde gebruikers op meer dan 2 miljard. Dat maakt WhatsApp tot de meest populaire messenger-app. Niet gek, als je bedenkt dat WhatsApp prettig werkt voor de eindgebruiker. Vanaf je telefoon houd je eenvoudig contact met iedereen. Je kunt berichten versturen, foto’s, GIF’s, filmpjes en andere bijlagen delen. Kortom: je zou je een leven zonder WhatsApp niet meer voor kunnen stellen.
Maar dat wil nog niet zeggen dat dat ook het geval is bij het zakelijk gebruik van WhatsApp. Toch zien wij een hoop organisaties in de retail- en hospitalitybranche die WhatsApp als belangrijkste intern communicatiemiddel gebruiken. Meestal is WhatsApp er informeel ingeslopen. Naast de andere bestaande communicatiemiddelen als SMS, prikborden en een social intranet.
WhatsApp zakelijk gebruiken is sterk af te raden. Sterker nog: stop zo snel mogelijk met het gebruik van WhatsApp voor interne communicatie.
6 Redenen waarom WhatsApp zakelijk gebruiken geen goed idee is
1. Whatsapp is niet in lijn met de AVG
Verstuur jij nog steeds WhatsApp-berichten naar je personeel via hun privétoestel? Dan riskeer jij een boete van 20 miljoen euro.
WhatsApp voldoet namelijk niet aan de Europese AVG-wetgeving die in 2018 tot stand is gekomen. Sindsdien is het gebruik van WhatsApp voor werkdoeleinden verboden. WhatsApp is een Amerikaanse organisatie. Amerikaanse organisaties hebben andere opvattingen over de bescherming van persoonsgegevens. Daarnaast wisselt WhatsApp nu ook gebruikersinformatie uit met Facebook.
WhatsApp kan de privacy van medewerkers en klantinformatie niet 100% waarborgen. Je loopt dan het risico dat gevoelige (klant)informatie openbaar komt.
Dit is met name een uitdaging bij vertrekkende medewerkers. Zij gaan weg bij jouw organisatie. Maar ze hebben nog steeds alle data (inclusief foto’s, klantgegevens en chatgeschiedenis) op hun telefoon staan.
2. Usermanagement via WhatsApp: een onmogelijke taak voor managers
Heeft jouw organisatie meer dan 100 medewerkers in dienst? Dan is dat alleen al een reden om te stoppen met WhatsApp. WhatsApp is niet geschikt voor groepen met meer dan 100 mensen. Het is dan een onmogelijke taak voor HR-managers of IT-managers om het gebruik van je medewerkers te beheren.
Je werkt met privénummers. Het is tijdrovend om deze privénummers elke keer handmatig toe te voegen aan de contactlijst.
Maar dat niet alleen. Wat denk je van het managen van nummers van oud-medewerkers? Jij moet deze nummers weer verwijderen uit de contactlijsten. Maar hoe houd je hier zicht op? Want misschien zit deze medewerker wel in meer WhatsAppgroepen. Bijvoorbeeld ‘kassaploeg’ en ‘vulploeg’. De kans is groot dat je dit vergeet. Oud-medewerkers ontvangen dan nog steeds (vertrouwelijke) informatie.
3. Je medewerkers vinden het storend als collega’s vanalles delen in WhatsAppgroepen
Iedereen heeft het wel een keer meegemaakt. Het is weekend. Je geniet van een drankje in de zon. Je checkt WhatsApp om te kijken of die ene vriend nog heeft gereageerd. Maar ondertussen zie je wel 80 WhatsApp-meldingen van je werkgroep staan. ‘Wat nu weer?’ denk je. ‘Heb ik iets belangrijks gemist?’
Zonder dat je het wilt, open je toch de werkgroep. Je scant snel de berichten. Het grootste gedeelte van de berichten blijkt uiteindelijk te gaan over één collega die het weekend een nieuwe racefiets heeft aangeschaft. Hier is een heel gesprek over ontstaan. Vervelend. Je hebt helemaal geen zin om al deze privé werkgesprekken te lezen in je vrije weekend.
Je bent niet de enige. Tele2 deed onderzoek naar het zakelijk gebruik van WhatsApp. Hieruit bleek het volgende:
- 41% van de onderzochte werknemers stoort zich aan collega’s die buiten werktijd van alles in de groepschat delen.
- 43% vindt het hoge aantal privéberichten een reden om WhatsAppgroepen te dempen.
- 1/3 zou willen dat er een out-of office optie voor WhatsApp is.
Kortom: je medewerkers zitten er niet op te wachten om via een privémiddel nog steeds werkgerelateerde berichten binnen te krijgen. Een ergernis die leidt tot minder betrokkenheid met je organisatie. Het is daarom belangrijk om werk-en-privé strikt van elkaar te scheiden.
4. Whatsapp is niet het juiste middel voor crisiscommunicatie
Bedrijven binnen de retail- en hospitalitybranche moeten talloze veranderingen communiceren naar hun medewerkers. Dit kan gaan om nieuwe producten, kortingen en assortimenten. Het kan ook gaan om nieuwe maatregelen zoals tijdens de coronacrisis.
Voor managers is het belangrijk dat hun informatie alle medewerkers in één keer bereikt. Verder wil je snel kunnen schakelen en vragen van je medewerkers zo snel mogelijk beantwoorden.
WhatsApp is hiervoor niet het juiste middel. Je kunt niet goed bijhouden of je medewerkers je berichten daadwerkelijk lezen.
Je hebt geen duidelijke statistieken over het bereik van je berichten. Ja, je kunt wel zien wie de berichten heeft bekeken. Maar dit is gelimiteerd. Iets wat wel cruciaal is voor crisiscommunicatie.
Meer tips voor crisiscommunicatie? Lees dan zeker deze 6 tips.
5. Tweezijdige communicatie is belangrijk, maar WhatsApp is hiervoor niet geschikt
Uit onderzoek blijkt dat medewerkers graag willen reageren op berichten. Ze hebben behoefte aan interactie. Tweezijdige communicatie is dus belangrijk voor het engagement van je medewerkers.
Tegelijkertijd vinden medewerkers het wel storend om veel notificaties binnen te krijgen. Zeker als je medewerkers ook nog eens de relevante werkgerelateerde berichten eruit moeten filteren.
Een andere reden waarom WhatsApp niet geschikt is voor interne communicatie: je kunt op WhatsApp niet op één bepaald bericht reageren. Dat is wel het geval bij Linkedin of Facebook bijvoorbeeld. Je ontvangt dan een bericht op je tijdlijn. Wanneer mensen hierop reageren, komen deze berichten overzichtelijk onder het bericht. Bij WhatsApp is dit echter niet mogelijk.
Daardoor zouden je medewerkers zomaar belangrijke informatie kunnen missen. Maar ze hebben geen zin om elk belangrijk bericht eruit te moeten filteren. Onbewust levert dit naast ergernis ook stress op voor je medewerkers. ze zijn bang om belangrijke informatie te missen.
Een mooi en overzichtelijk alternatief voor je medewerkers zou een tijdlijn zijn waar ze alleen relevante berichten ontvangen. Ze kunnen dan reageren op deze berichten, maar krijgen alleen een melding van het hoofdbericht.
6. Je kunt WhatsApp niet combineren met bestaande systemen
In de retail-en hospitality branche heb je te maken met dienstwissel en realtime roosterinformatie. Je kunt via WhatsApp bijvoorbeeld niet je gegevens koppelen aan elkaar. Daardoor zal WhatsApp nooit naadloos aansluiten op al je systemen, zoals HR-systemen of WFM-systemen.
WhatsApp: perfect voor privédoeleinden, niet voor interne communicatie
Het mag dus duidelijk zijn dat WhatsApp een no-go is voor werkgerelateerd gebruik. WhatsApp voldoet niet aan de zaken waar jij naar op zoek bent voor je organisatie:
✔️AVG-proof
✔️ Usermanagement moet geen issue zijn: bijvoorbeeld een tool waar je niet met privénummers werkt.
✔️ Een communicatietool waarbij je kanalen kunt toevoegen als een informeel kanaal en werkgerelateerde kanalen: zo houd je de communicatie overzichtelijk.
✔️ Je moet al je medewerkers in één klik op de knop kunnen bereiken: je kunt hierbij de voortgang van je berichten meten en medewerkers reminders achteraan sturen.
✔️ Een communicatietool die hetzelfde werkt als een sociaal platform: medewerkers ontvangen alleen relevante berichten in hun tijdlijn. Ze kunnen zelf beslissen of ze pushmeldingen van reacties op deze berichten kunnen uitschakelen.
✔️ Je wilt een tool die je kunt combineren met WFM- en HR-systemen: alle data en informatie verloopt dan gesynchroniseerd. Denk aan real-time roosters.
Is er een alternatief voor WhatsApp als intern communicatiemiddel?
Is er een alternatief voor Whatsapp voor interne communicatie? Ja, dat is er zeker: een Employee Experience Platform. Één platform waar alle interne communicatie voor je frontline medewerkers samenkomt. Combineer interne communicatie, e-learning en onboarding eenvoudig met je huidige HR- en WFM-systemen.
Wil je weten hoe Oneteam je kan helpen? Begin een gratis proefversie of lees meer over onze interne communicatie app.
