“Voordat we Oneteam gebruikten, konden we slechts 5% van onze non-desk medewerkers bereiker. Nu zien we dat meer dan 80% van alle non-desk medewerkers betrokken zijn en actief Oneteam gebruiken.”
Laura Pobusa, Interne Communicatie Specialist bij DPD
Introductie
DPD is Europa’s meest toonaangevende organisatie in de markt van pakketverzenders en maakt deel uit van de Geopost Group. Ze positioneren zichzelf als de lokale experts in bezorging. In Letland hebben ze meer dan 400 medewerkers verspreid over 12 locaties.
We zaten samen met Daniels Polevačiks (Business Development Project Manager) en Laura Pobusa (Internal Communication Specialist) om te leren hoe Oneteam hen helpt om hun interne communicatie en bedrijfscultuur te versterken.
Het probleem dat we hebben opgelost
- De communicatiekloof overbruggen tussen het hoofdkantoor en de non-desk medewerkers;
- Overstappen van gefragmenteerde en verouderde oplossingen naar een gecentraliseerde en moderne oplossing.
Samenvatting van de resultaten
- Implementatieproces van slechts 2 weken;
- Betrokkenheid van non-desk medewerkers steeg van 5% naar meer dan 80% door het gebruik van Oneteam;
- 1 oplossing voor interne communicatie, evenementen, online training, formulieren, documenten en enquêtes;
- Oneteam heeft DPD geholpen om haar bedrijfscultuur te versterken.
De uitdaging
Welke Employee Experience uitdagingen hadden jullie voor het gebruik van Oneteam?
Daniels: Als logistiek bedrijf is onze bedrijfsstructuur verdeeld in drie gebieden: kantoor, magazijn en onze koeriers. De eerste uitdaging was dus om informatie op een toegankelijke manier bij al onze medewerkers te krijgen, vooral bij onze non-desk medewerkers die de hele dag onderweg zijn. De tweede uitdaging was dat de manier waarop we de informatie deelden verouderd en gefragmenteerd was. We gebruikten een intranet, prikborden en Whatsapp-groepen. We gebruikten bijvoorbeeld Sharepoint Intranet, wat uit het dinosaurus tijdperk komt; content is niet gemakkelijk aan te passen, je kunt maar een paar admins hebben en het belangrijkste is dat het niet toegankelijk is voor medewerkers zonder een bedrijfse-mailadres. Hoewel we ons best deden om onze medewerkers te betrekken, was de manier waarop we dat deden niet efficiënt, boeiend en toegankelijk voor alle medewerkers.
Wat voor gevolgen hadden de uitdagingen voor de business?
Daniels: We hebben een enquête uitgevoerd om onze medewerkersbetrokkenheid te meten, en wat we uit de enquête zagen, is dat de medewerkers zich niet betrokken voelden. Ze wisten ook niet waar ze belangrijke informatie konden vinden. Zo gebruikten we prikborden, waar we belangrijke informatie op de borden hingen. Mensen lazen het niet, of wanneer een manager dacht dat een andere boodschap belangrijker was, plaatsten ze hun bericht boven op het andere nieuws. Het gebrek aan betrokkenheid leidde ertoe dat medewerkers buiten de communicatiestromen werden gelaten, belangrijke informatie misten en het voor ons moeilijk maakte om een sterke bedrijfscultuur te bouwen.
De oplossing
Welke oplossingen heb je geëvalueerd en waarom heb je gekozen voor Oneteam?
Daniels: Na het uitvoeren van de interne employee experience audit, was het duidelijk dat we onze interne communicatie moesten verbeteren, voornamelijk voor onze non-desk medewerkers in het magazijn en de koeriers. Dus maakten we een lijst met vereisten en begonnen te zoeken naar het beste interne communicatieplatform voor DPD.
Laura: De oplossing moest toegankelijk zijn via mobiele telefoons, zonder dat een bedrijfsemailadres nodig was, moest een geweldige gebruikerservaring bieden, dat we alle medewerkers direct konden bereiken en dat we konden communiceren in sub-communities.
Daniels: Na onderzoek via platforms zoals Google, G2 en het spreken met andere business units, hebben we uiteindelijk een shortlist van vijf leveranciers opgesteld waarmee we demo-meetings planden. Oneteam was het beste in de test en bood 98% van al onze eisen en wensen. Wat we vooral interessant vonden was dat Oneteam een geweldige gebruikerservaring heeft vanuit zowel de gebruikers- als de beheerderskant, een intuïtief ontwerp heeft en meer biedt dan alleen interne communicatie. Bovendien bood het de beste prijs/kwaliteitverhouding van alle leveranciers.
Hoe heb je het implementatieproces ervaren?
Daniels: De implementatie was heel eenvoudig. Oneteam is een app die klaar is met al zijn functionaliteiten. Het enige dat we moesten doen was nadenken over de architectuur voor de uitwisseling van gebruikersgegevens. Het kostte ons slechts 2 weken om alles op te zetten, mede dankzij het team van Oneteam, dat ons hielp met bedrijfsspecifieke verzoeken voor onze Oneteam-omgeving.
Laura: De uitdaging lag voornamelijk bij de live-gang. Hoe konden we iedereen aan boord krijgen die voorheen niet betrokken was bij de organisatie? Een chauffeur die werkt bij een DPD Depot 200 km verwijderd van ons hoofdkantoor, om maar een voorbeeld te noemen. Maar we hebben een communicatieplan opgesteld voor de lancering en we waren enthousiast om te zien dat binnen de eerste week al 67% van alle medewerkers actief waren op het platform.
Wie gebruikt Oneteam binnen je organisatie?
Laura: Iedereen binnen DPD Letland gebruikt Oneteam, dus zowel onze desk (kantoor) als non-desk (magazijn en koeriers) medewerkers. In totaal hebben we 86% van onze medewerkers die Oneteam actief gebruiken.
Voor welke oplossingen gebruiken jullie Oneteam?
Laura: We gebruiken Oneteam voor al onze interne communicatie, zowel formeel als informeel. Van het publiceren van berichten en het met elkaar communiceren via de chat tot het delen van documenten en het organiseren van evenementen via de evenementenfunctie, het zit allemaal in Oneteam. Daarnaast gebruiken we de formulieren en enquêtes componenten van het platform. Voorbeelden van enquêtes die we versturen zijn medewerkerstevredenheidsenquêtes, koeriersenquêtes en enquêtes om evenementen te evalueren.
Daniels: Voordat we Oneteam gebruikten, moesten we alle handboeken voor onze magazijnwerkers en koeriers uitprinten, omdat Sharepoint alleen toegankelijk was via een DPD-email, waar onze non-desk medewerkers normaal gesproken geen toegang tot hebben. Elk handboek was ongeveer 50 vellen papier. Nu kunnen we alle handboeken gemakkelijk delen in Oneteam, dus stel je voor hoeveel papierafval we besparen door de documentfunctie van het platform te gebruiken.
"Wat we vooral interessant vonden was dat Oneteam een geweldige gebruikerservaring heeft vanuit zowel de gebruikers- als de beheerderskant, een intuïtief ontwerp heeft en meer biedt dan alleen interne communicatie. Bovendien bood het de beste prijs/kwaliteitverhouding van alle leveranciers."
Daniels Polevačiks, Business Development Project Manager bij DPD
De resultaten
Welke impact heeft Oneteam op jullie organisatie?
Laura: Oneteam is het primaire communicatiemiddel voor alle medewerkers. Onze CEO, die zeer tevreden is met Oneteam, kan nu direct alle medewerkers bereiken. Maar ook onze non-desk medewerkers kunnen direct reageren op berichten en met elkaar communiceren via chat. Oneteam heeft een positieve impact op onze bedrijfscultuur, omdat het onze medewerkers helpt zich meer verbonden, betrokken en beter geïnformeerd te voelen.
Daniels: Ons doel was om alle drie de communities (kantoor, magazijn en koeriers) samen te brengen, de communicatiekloof te overbruggen tussen het hoofdkantoor en de non-desk medewerkers, een sterke bedrijfscultuur te creëren en onze bedrijfswaarden te versterken. Oneteam hielp ons dit allemaal te doen. Als we berichten delen in Oneteam, zien we dat zelfs koeriers uit het andere deel van het land reageren en deelnemen aan discussies in de threads.
Welke andere resultaten hebben jullie tot nu toe gezien?
Laura: Voordat we Oneteam gebruikten, konden we slechts 5% van onze non-desk medewerkers bereiken, maar we zien nu dat meer dan 80% van alle non-desk medewerkers actief Oneteam gebruiken. De medewerkersbetrokkenheid is ook aanzienlijk gegroeid voor kantoormedewerkers, van 25% naar 90%.
Daniels: Alle KPI’s die we hebben gesteld toen we met Oneteam begonnen, zijn behaald. Zo stelden we engagement-doelen voor elke community, en het doel voor de koeriers was dat 65% van de medewerkers Oneteam zou gebruiken, wat een uitdagend doel was gezien de eerdere betrokkenheidsniveaus. Zoals Laura al zei, is dat aantal nu meer dan 80%, wat echt indrukwekkend is. Daarom geloof ik dat Oneteam de ideale oplossing is voor onze onze organisatie en sector.
Waarom vinden jullie dat Oneteam de ideale oplossing is voor de logistieke sector?
Daniels: Oneteam helpt je de uitdaging te overwinnen die alle logistieke bedrijven hebben; de communicatiekloof tussen mensen die op kantoor werken en degenen die in het veld werken (bijv. magazijnmedewerkers en koeriers). Het platform is eenvoudig te gebruiken, toegankelijk voor iedereen in de organisatie en gebouwd om te voldoen aan de behoeften en structuur van logistieke bedrijven. Voor ons heeft het zich bewezen als de ideale oplossing om de communicatiekloof te overbruggen en onze medewerkersbetrokkenheid en bedrijfscultuur te verbeteren.
Laura: Oneteam is perfect voor drukke medewerkers in hun dagelijkse haast (bijv. koeriers). Koeriers hebben geen tijd om e-mails te openen, etc. Oneteam is als het openen van Facebook, je bent binnen enkele seconden up-to-date. Medewerkers kunnen gemakkelijk de voor hen relevante informatie vinden, waar ze ook zijn en wanneer ze maar willen.
“Oneteam helpt je de uitdaging te overwinnen die alle logistieke bedrijven hebben; de communicatiekloof tussen mensen die op kantoor werken en degenen die in het veld werken (bijv. magazijnmedewerkers en koeriers). Het platform is eenvoudig te gebruiken, toegankelijk voor iedereen in de organisatie en gebouwd om te voldoen aan de behoeften en structuur van logistieke bedrijven.”
Probeer Oneteam en behaal dezelfde resultaten
Ben je op zoek naar een oplossing om jouw non-desk medewerkers succesvol en betrokken te maken?
Tijdens een live productdemo laten we je graag onze medewerkersapp zien en beantwoorden we al jouw vragen.
Vraag hier een demo aan en we nemen binnen één werkdag contact met jou op.
