“Door alles in één platform aan te bieden hebben we onze interne communicatie op een laagdrempelige manier vereenvoudigd en gestructureerder gemaakt. We zien dat dit zorgt voor saamhorigheid, verbeterde betrokkenheid en dat we veel productiever werken.” - Esmay Schipanski, People & Culture Manager bij Norah
Introductie
Het damesmodemerk Norah is in de afgelopen 10 jaar exponentieel gegroeid tot een organisatie met 95 winkels in Nederland en België. Norah heeft een loyale doelgroep die veel waarde hecht aan het bezoeken van hun boutiquewinkels voor een persoonlijk stijladvies. Het bieden van een goede en persoonlijke service is bij hen daarom topprioriteit.
Wij spraken met Esmay Schipanski (People & Culture Manager) en Maaike Mosch (HR-adviseur) om te horen hoe Oneteam hen helpt om hun medewerkers betrokken en succesvol te maken.
Samenvatting van de resultaten
- 96,5% van alle medewerkers maakt actief gebruik van Oneteam;
- Een score van 4,3 uit 5 op de vraag aan non-desk medewerkers of ze meer betrokken zijn door het gebruik van Oneteam;
- Één platform voor interne communicatie, onboarding, enquêtes, evenementen en documentbeheer;
- Verbeterde productiviteit binnen de hele organisatie.
De uitdaging
Welke Employee Experience uitdagingen hadden jullie voor het gebruik van Oneteam?
Maaike: We gebruikten meerdere platforms voor interne communicatie, zoals mail, telefoon en ons intranet. Maar 8% van de medewerkers gebruikte het intranet en ook de andere communicatiemiddelen waren ineffectief. Toen hebben we besloten dat we het best een sociaal intranet konden gebruiken, waarop we zowel informele als informatieve berichten konden plaatsen en we interactie kunnen stimuleren.
Esmay: We vinden het belangrijk dat medewerkers zich betrokken voelen bij de organisatie en bij collega’s. Doordat de winkels over heel Nederland en België is verspreid, zie en spreek je elkaar niet wekelijks. We waren daarom op zoek naar een middel om de afstand te verkleinen en interactie te stimuleren.
Wat voor gevolgen hadden de uitdagingen voor de business?
Esmay: Norah is in een paar jaar heel snel gegroeid en we merkten dat medewerkersbetrokkenheid met veel nieuwe collega’s een steeds lastiger vraagstuk werd. Ook waren mensen niet altijd op de hoogte. Wij communiceerden veel via mail en als je in de winkel stond en de mailbox opende, werd je overspoeld met mails van operations, HR, marketing etc. Hierdoor kwam veel informatie niet op tijd, of helemaal niet aan bij medewerkers. Dit maakte het lastig om onze merkstandaarden te waarborgen.
Maaike: Alle mails werden verstuurd naar één account van de locatie. Medewerkers die bijvoorbeeld twee dagen in week werken gaan niet alle mails van die week teruglezen op zoek naar relevante informatie. Dat kostte teveel tijd.
De oplossing
Welke oplossingen hebben jullie onderzocht en waarom hebben jullie voor Oneteam gekozen?
Esmay: We hebben de verschillende systemen getoetst op drie criteria: laagdrempeligheid, de look en feel van het platform, en de beschikbare functionaliteiten. Oneteam kwam op alle vlakken het best uit de test, waarbij we met name de academy-, enquête-, en documentmanagement-functionaliteiten belangrijk vonden. Daarnaast heeft een van onze medewerkers al eerder met Oneteam gewerkt en was erg enthousiast over het platform.
Hoe verliep de implementatie van het platform?
Maaike: In februari (2022) zijn wij gestart met een pilot met één district. Tijdens dit proces hebben we veel contact gehad met de key users om te toetsen waar ze tegenaan liepen en wat goed ging. Daar kwamen veel positieve reacties uit en toen hebben we het vanaf april bij al onze winkels geïmplementeerd. We zorgen er ook voor dat we continu feedback blijven verzamelen, zodat we de processen monitoren en blijven optimaliseren. Waar we eerst alles via mail deden, gebeurt inmiddels vrijwel alle communicatie op zowel het hoofdkantoor als in de winkels via Oneteam.
Wie gebruikt er binnen jullie organisatie Oneteam?
Esmay: Al onze 95 winkels en het hoofdkantoor gebruiken Oneteam. Van verkoopmedewerkers en magazijnmedewerkers tot onze districtmanagers en het marketingteam. 96,5% van onze medewerkers maakt actief gebruik van Oneteam. Wij zorgen er ook voor dat alle belangrijke informatie goed vindbaar is in Oneteam, via onze mappenstructuur die we wekelijks updaten. Zo hebben we bijvoorbeeld een map voor de routeschema’s voor leveringen, waardoor het essentieel is dat iedereen gebruikmaakt van het platform. Naast de formele communicatie is er ook voldoende ruimte voor het delen van leuke berichten, zoals in ons kanaal koffiepraat waarin we leuke klantverhalen, of andere informele updates delen.
“Op de vraag “Op een schaal van 1 tot 5, hoeveel meer betrokken voel jij je bij Norah sinds het gebruik van Oneteam” scoorde Oneteam een 4,3 van de 5.”
De resultaten
Wat voor impact heeft Oneteam op jullie organisatie?
Maaike: Om de impact van Oneteam te meten hebben we een enquête uitgestuurd naar al onze medewerkers. Op de vraag “Op een schaal van 1 tot 5, hoeveel meer betrokken voel jij je bij Norah sinds het gebruik van Oneteam” scoorde Oneteam een 4,3 van de 5. Dat geeft de impact mooi weer. Daarnaast krijgen we ook veel positieve feedback vanuit de winkels dat men beter weet wat er wordt verwacht en meer binding ervaart met het hoofdkantoor en alle andere filialen.
Esmay: Dankzij Oneteam is de productiviteit in de winkel sterk verbeterd. Waar onze medewerkers eerst naar informatie moesten zoeken, kunnen ze nu voor alle informatie terecht op één plek. Daarnaast hebben we ook goede stappen gezet op het gebied van merkbeleving, iedereen is beter op de hoogte waarom we bepaalde acties ondernemen.
Wat voor verdere reacties krijgen jullie van medewerkers op het gebruik van Oneteam?
Maaike: Op de stelling “De app is van toegevoegde waarde op de huidige communicatiemiddelen die we binnen Norah gebruiken” scoorde Oneteam 4,1 uit 5. Verder hebben we leuke reacties gekregen zoals:
- “Ik vind dat Oneteam het bedrijf dichter bij elkaar brengt en het bevordert de betrokkenheid. Zo voelt het als één bedrijf i.p.v. dat er afstand is tussen de filialen en het hoofdkantoor.”
- “Je bent altijd op de hoogte van de laatste info met Oneteam en kan daardoor snel schakelen. Ook heb je leuk contact met collega’s en iedereen leest dezelfde info.”
- “Ik werk maar weinig uren, maar blijf zo optimaal op de hoogte.”
Welke voordelen biedt het alles-in-één aspect van Oneteam?
Esmay: Door alles in één platform aan te bieden hebben we onze interne communicatie op een laagdrempelige manier vereenvoudigd en gestructureerder gemaakt. We zien dat dit zorgt voor saamhorigheid, verbeterde betrokkenheid en dat we veel productiever werken, waarbij iedereen altijd weet wat er van hen wordt verwacht.
Welke plannen hebben jullie op het gebied van employee experience?
Esmay: Heel veel! Om te beginnen willen we de onboarding en offboarding verbeteren via de Oneteam academy. Daarnaast willen continu onderzoek doen naar de medewerkersbetrokkenheid en dit blijven verbeteren. Het lijkt ons ook leuk om onderlinge wedstrijdjes uit te zetten binnen de organisatie om de betrokkenheid te stimuleren. Zo hopen we aantrekkelijk te blijven als werkgever, nieuwe medewerkers aan te trekken, en onze ambitie waar te maken om het grootste damesmodemerk van Nederland te worden.
“Dankzij Oneteam is de productiviteit in de winkel sterk verbeterd. Waar onze medewerkers eerst naar informatie moesten zoeken, kunnen ze nu voor alle informatie terecht op één plek.”
