"Naast de communicatie-functie is het via Oneteam ook mogelijk om onboarding- en e-learningmodules aan te bieden, waarmee we onze medewerkers op maat kunnen trainen en succesvol maken in hun werk." - Erwin de Bruin, Financieel Operationeel Directeur bij Dudok Horeca Groep
Introductie
Dudok Horeca Groep is al 31 jaar een begrip in Rotterdam en inmiddels uitgegroeid tot een toonaangevend nationaal bedrijf in de horeca-, banqueting & evenementen- en patisseriebranche. De ca. 350 medewerkers zijn verspreid over 12 locaties in Rotterdam, Den Haag, Arnhem, Amsterdam en hun bakkerij in Barendrecht. Daarnaast zijn hun beroemde taarten te verkrijgen in meerdere supermarkten.
Wij spraken met Erwin de Bruin (Financieel en Operationeel Directeur), Cyrelle Rutten (Online Marketeer) en Bas Oorschot (Assistent Floormanager bij Dudok Rotterdam) om te horen hoe Oneteam hen helpt om medewerkers succesvol en betrokken te maken.
De uitdaging
Welke Employee Experience uitdagingen hadden jullie voor het gebruik van Oneteam?
Erwin: Voorheen verstuurde wij een interne nieuwsbrief per mail om onze medewerkers te informeren en betrekken. Daarbij zagen we eigenlijk elke maand dat slechts 30% van de medewerkers de nieuwsbrief las. Daarnaast is een nieuwsbrief eenrichtingsverkeer, dus vindt er weinig tot geen interactie plaats met de medewerkers. Verder werd er gecommuniceerd via Whatsappgroepen en was de interne communicatie versnipperd en verschillend per locatie.
Bas: Wij hadden bij onze locatie een appgroep waarin praktische zaken werden besproken, maar in zo’n appgroep is ook zoveel ruis waardoor veel belangrijke informatie verloren ging. Verder deden wij als assistent floormanagers onderling op locatie shiftoverdrachten via handgeschreven papiertjes en die raakten ook vaak kwijt.
Wat voor gevolgen had dit voor jullie business?
Erwin: Vooral de versplinterde vorm van communicatie had een negatieve impact op de business, waarbij de ene helft van de organisatie wel op de hoogte was van nieuwe campagnes, business updates etc. en de andere helft niet. Ook was het voor ons op het servicekantoor niet mogelijk om de regie over bepaalde communicatie te houden, waardoor er de kans was dat informatie zijn eigen leven ging leiden afhankelijk van de locatie.
Cyrelle: We merkten dat het met name lastig was om locaties buiten Rotterdam te betrekken. Juist om hen betrokken te houden is eenduidige en interactieve communicatie belangrijk.
Erwin: Reden genoeg om op zoek te gaan naar een moderne manier van communiceren. Omdat iedereen toch de hele dag zijn telefoon bij zich heeft was het zoeken naar een geschikte medewerkersapp een logische stap.
De oplossing
Welke oplossingen hebben jullie onderzocht en waarom hebben jullie voor Oneteam gekozen?
Cyrelle: We hebben verschillende medewerkersapps bekeken, maar wat ons met name aansprak aan Oneteam is dat het een hele functionele app is die er modern uitziet en qua gebruiksgemak vergelijkbaar is met Facebook.
Erwin: De mogelijkheid om op verschillende niveaus te communiceren sprak ons ook erg aan. We kunnen eenvoudig organisatiebrede berichten delen, maar ook communiceren per vestiging of functie, zoals met iedereen binnen het keukenteam of alle assistent floormanagers. Daarnaast wordt de app constant doorontwikkeld met waardevolle functionaliteiten.
Hoe verliep de implementatie?
Cyrelle: De implementatie verliep snel en simpel. Als er dingen niet duidelijk waren konden we ook altijd bij onze customer success manager terecht.
Erwin: Verder is er een op maat gemaakte integratie met ons hr-systeem Nostradamus. Zodra iemand in dienst komt, wordt diegene automatisch aan Oneteam toegevoegd en hetzelfde geldt voor vertrekkende medewerkers, die worden automatisch weer uit Oneteam verwijderd. Dit werkt naadloos, wat veel tijd scheelt.
Wie gebruikt er binnen jullie organisatie Oneteam?
Cyrelle: Al onze medewerkers gebruiken Oneteam, zowel in de vestigingen als op kantoor, verspreid over 12 locaties en alle takken van de organisatie.
"Met Oneteam hebben we gewoon één app voor werk in plaats van 6 verschillende apps met allemaal een andere oplossing. Je wordt al overspoeld met apps en dan wil je niet voor werk 6 apps installeren. Dat doet niemand."
De resultaten
Wat voor impact heeft Oneteam op jullie organisatie?
Erwin: Waar voorheen, maar 30% van de medewerkers een nieuwsbrief lazen, zien we nu dat gemiddeld meer dan 80% van alle medewerkers de berichten in Oneteam bekijken. Dat is het gevolg van een gecentraliseerde aanpak voor interne communicatie en meer dynamiek en interactie in onderlinge communicatie. Daar zijn we super enthousiast over. Medewerkers zijn gewoon altijd op de hoogte van wat er speelt, ongeacht hun locatie of functie. Hebben we een tijdelijke actie, dan delen we dit direct in de app. Is er een personeelsfeest, dan gebruiken we de eventmodule van Oneteam en kunnen we in het platform alle aanmeldingen bijhouden.
Bas: Het meest waardevolle vind ik dat we nu alle communicatie op een gestructureerde manier ontvangen, of het nou via organisatiegroepen, subcommunities, of vanuit het MT is. Dankzij Oneteam raken belangrijke informatie en shiftoverdrachten nu niet meer kwijt in onoverzichtelijke appgroepen, of op ronddwalende papiertjes.
Hoe helpt Oneteam om jullie medewerkers succesvol te maken?
Erwin: Naast de communicatie-functie is het via Oneteam ook mogelijk om onboarding– of e-learningmodules aan te bieden, waarmee we onze medewerkers op maat kunnen trainen. Dit helpt hen natuurlijk om succesvol te zijn in hun werk. Door dit via de app aan te bieden kunnen ze op hun eigen tempo en waar ze ook maar willen de trainingen volgen.
Welke voordelen biedt het alles-in-één aspect van Oneteam?
Cyrelle: Met Oneteam hebben we gewoon één app voor werk in plaats van 6 verschillende apps met allemaal een andere oplossing. Je wordt al overspoeld met apps en dan wil je niet voor werk 6 apps installeren. Dat doet niemand.
Welke plannen hebben jullie op het gebied van employee experience?
Erwin: Het is momenteel, zeker in de horeca, een lastige markt qua werving en het behouden van personeel. Daarom is het heel belangrijk dat we er alles aan doen om medewerkers aan te trekken en te behouden op een manier die hen aanspreekt. Het gebruik van Oneteam als centrale app helpt ons om een groepsgevoel creëren en dit te waarborgen. Daarnaast kunnen we het ook als medium inzetten om bijvoorbeeld leuke kortingsacties of inspiratie te delen met de hele Dudok Horeca Groep.
"Dankzij Oneteam raken belangrijke informatie en shiftoverdrachten nu niet meer kwijt in onoverzichtelijke appgroepen, of op ronddwalende papiertjes." - Bas Oorschot, Floormanager bij Dudok Rotterdam
