“Het absolute doel dat we nastreven is dat onze medewerkers meer betrokken en daarmee ook succesvoller worden. Een betrokken medewerker heeft namelijk meer plezier in het werk en presteert beter. Oneteam biedt ons de ideale oplossing om de interne communicatie en de medewerkersbetrokkenheid binnen kwalitaria te verbeteren.”
Sander Vleut, Franchise Consultant bij Kwalitaria
Introductie
Kwalitaria is een van de meest vooruitstrevende cafetariaformules van Nederland en onderdeel van de Food Franchise Company (FFC), een leidende franchiseorganisatie in Nederland. Kwalitaria heeft meer dan 2500 medewerkers, verspreid over 135 locaties.
Wij spraken met Anna van Doorn (HR-medewerker), Mika Bloemink (Grafisch Vormgever) en Sander Vleut (Franchise Consultant). Zij zitten samen in een projectgroep die verantwoordelijk is voor het verbeteren van de communicatie, betrokkenheid en tevredenheid binnen FFC. In dit gesprek vertellen zij hoe Oneteam hen heeft geholpen om de communicatiekloof te overbruggen en de betrokkenheid te verbeteren.
Het probleem dat we hebben opgelost
- De communicatiekloof overbruggen tussen het hoofdkantoor, de ondernemers en de medewerkers.
Samenvatting van de resultaten
- Van eenrichtingscommunicatie vanuit het hoofdkantoor naar interactieve communicatiestromen door de hele organisatie.
- Snel en gemakkelijk kunnen communiceren met de gehele organisatie;
- 78,8% adoptiepercentage;
- Verbeterde onderlinge communicatie tussen ondernemers en medewerkers;
- Oneteam wordt ingezet voor interne communicatie, onboarding, eLearning en evenementen;
- Een sterkere employer brand dankzij Oneteam;
- Een oplossing die voldoet aan de wensen van de jonge medewerkers op de werkvloer.
De uitdaging
Welke Employee Experience uitdagingen hadden jullie voor het gebruik van Oneteam?
Sander: Wij zijn een franchiseorganisatie met 135 locaties, waarbij we voorheen alleen contact hadden met ondernemers. Dat terwijl we daarnaast meer dan 2000 medewerkers hebben, die we simpelweg niet konden bereiken. Dit leidde tot een communicatiekloof tussen het hoofdkantoor en de ondernemers en medewerkers.
Anna: Het was eigenlijk altijd eenrichtingsverkeer vanuit ons (FFC), waarbij er geen communicatie mogelijk was tussen ondernemers of medewerkers onderling. Hierdoor was iedereen heel erg gefocust op hun eigen vestiging en wisten de medewerkers eigenlijk verder niets over de rest van Kwalitaria.
Mika: Dat is zonde, want we zijn een hele grote en leuke organisatie waar je graag voor wil werken. Dat gevoel konden wij niet uitdragen naar alle ondernemers en medewerkers.
Wat voor gevolgen had dit voor de business?
Mika: De communicatiekloof leidde tot ontevredenheid onder de ondernemers, waarbij ze door de eenrichtingscommunicatie geen zeggenschap hadden en zich niet gehoord voelden. De tevredenheidsonderzoeken die we intern hebben uitgevoerd lieten dit ook zien.
Sander: Met betrekking tot de medewerkers, konden we ze gewoon helemaal niet bereiken. Ideeën vanuit de werkvloer zijn heel waardevol, maar er was geen manier om die te verzamelen. Stel dat een medewerkers bijvoorbeeld een idee had voor een zomeractie, hadden we geen mogelijkheid om dat te delen binnen de organisatie. Daarnaast widlen we graag onze medewerkers opleiden en zorgen dat iedereen op de hoogte is van nieuwe producten, campagnes, of de uitgangspunten van de formule. Beter geïnformeerde en getrainde medewerkers vinden het werk leuker en draaien meer omzet.
Anna: We wilden ook echt aan de slag met employer branding, zodat we medewerkers het gevoel kunnen geven dat ze bij de leukste en grootste franchiseorganisatie van Nederland werken.
Sander: Het werk draait om zoveel meer dan alleen friet en kroketten bakken.
Welke interne communicatiemiddelen gebruikten jullie voor Oneteam?
Sander: Ons intranet MijnKwalitaria gebruiken we om te communiceren met onze ondernemers over allerlei zaken, zoals kleding, POS-systemen en social media berichten. Veel vestigingen hadden daarnaast WhatsApp-groepen of Facebook-groepen voor onderlinge communicatie.
Mika: Daarnaast versturen we elk kwartaal een campagnekrant, waar we van alles in delen, bijvoorbeeld nieuwe recepturen, een winkel die we in het zonnetje zetten en aankomende campagnes.
Anna: Het lastige van die krant is dat hij bij veel vestigingen tussen de post en andere kranten belandt en we helemaal geen inzichten hebben over hoe hij wordt gelezen.
De oplossing
Welke oplossingen hebben jullie onderzocht en waarom hebben jullie voor Oneteam gekozen?
Sander: We werkten voorheen met een andere app, wat vooral geënt was op het leeraspect. Het idee was leuk, maar de app deed het vaker niet dan wel, wat een killer was voor het gebruik. Daarnaast was er bij ons de wens om de communicatie met medewerkers op gang te helpen, dus zijn we op zoek gegaan naar een oplossing voor zowel communicatie als digitaal leren. Na een enthousiaste demo waren we direct overtuigd dat Oneteam voor ons de juiste oplossing is voor zowel interne communicatie als onze digitale leeromgeving.
Hoe verliep de implementatie?
Sander: We hebben veel hulp gekregen van het Customer Success team van Oneteam, door wie we altijd geënthousiasmeerd worden om het maximale uit het platform te halen. De uitdaging lag bij ons dat we werken met ondernemers binnen onze franchiseorganisatie, die soms vastklampen aan hun eigen systemen. We moesten hen dus eerst overtuigen van de toegevoegde waarde van Oneteam.
Anna: Inmiddels zien we dat steeds meer ondernemers actief gebruikmaken van Oneteam, wat fijn is om te zien. We zien ook dat nieuwe vestigingen heel goed gebruikmaken van Oneteam. Met het projectteam zijn we daarnaast continu bezig om de adoptiepercentages nog verder te verbeteren.
“Oneteam biedt de ideale oplossing voor jonge medewerkers, want het is een medewerkersapp die het gebruiksgemak heeft van platformen zoals Facebook en Instagram.” Anna van Doorn, hr-medewerker bij Kwalitaria
De resultaten
Wat voor impact heeft Oneteam op jullie organisatie?
Sander: Het absolute doel dat we nastreven is dat onze medewerkers meer betrokken en daarmee ook succesvoller worden. Een betrokken medewerker heeft namelijk meer plezier in het werk en presteert beter. Oneteam biedt ons de ideale oplossing om de interne communicatie en medewerkersbetrokkenheid binnen kwalitaria te verbeteren. Betrokken medewerkers gaan ook niet voor een kwartje per uur meer ergens anders werken. Tot dusver hebben we te weinig aandacht besteed aan ons employer brand en met Oneteam zien we dat we hier echt mooie stappen in zetten.
Mika: Met Oneteam kunnen we snel en makkelijk informatie delen met de hele organisatie, wat hiervoor simpelweg niet mogelijk was. De campagnekrant delen we nu bijvoorbeeld ook online en waar er met de papieren uitgave helemaal geen interactie mogelijk was, krijgen we nu via Oneteam allemaal leuke reacties. Wij zien verder dat inmiddels 78,8% van de uitgenodigde medewerkers gebruikmaakt van Oneteam, wat mooi is om te zien.
Anna: We krijgen vanuit de ondernemers ook positieve geluiden, zo zijn er al een aantal die proactief aan de slag willen met de evenementenfunctie binnen Oneteam. Een leuk ander voorbeeld is dat het platform ook wordt ingezet door ondernemers zodra ze bijvoorbeeld een koffiezetapparaat over hebben die een ander dan kan overnemen, waar direct op wordt gereageerd. Dat is een mooi voorbeeld van de verbeterde onderlinge communicatie met Oneteam.
Hoe helpt Oneteam om jullie medewerkers succesvol en betrokken te maken?
Anna: Oneteam biedt ons een platform om de betrokkenheid te verbeteren en zoals Sander al zei zijn betrokken medewerkers succesvoller. Daarnaast helpt het platform ons om het wij-gevoel te versterken binnen Kwalitaria.
Mika: We zijn nu ook bezig met het maken van lespakketten, zo is er een ondernemer die allemaal filmpjes heeft gemaakt, o.a. over het schoonmaken van de milkshakemachine. Daar maken wij vervolgens een lespakket van, wat bijdraagt aan het beter trainen en succesvol maken van medewerkers. We merken ook dat winacties via Oneteam heel goed werken voor de interactie en betrokkenheid onder medewerkers, zo hebben we een actie gedaan waarbij iedereen kon raden hoeveel softijsjes we in een maand verkocht hebben. De winnaar won Kwalitaria zonnebrillen voor het hele team.
Waarom vinden jullie Oneteam de ideale oplossing voor de restaurantsector?
Anna: Oneteam biedt de ideale oplossing voor jonge medewerkers, want het is een medewerkersapp die het gebruiksgemak heeft van platformen zoals Facebook en Instagram. Medewerkers op de vloer hebben geen toegang tot hun laptop, maar hun smartphone hebben ze altijd op zak, dus het is ideaal om alle belangrijke informatie voor werk altijd binnen handbereik te hebben. Dat kan met Oneteam.
Mika: De veelzijdigheid van het platform is ook fijn, zo biedt Oneteam oplossingen voor interne communicatie, lespakketten, formulieren en evenementen. Allemaal in één app.
Welke plannen hebben jullie op het gebied van employee experience?
Anna: We willen medewerkers nog meer gebruik laten maken van Oneteam. Zo willen we onze lespakketten verder ontwikkelen en meer gebruikmaken van nieuwe functionaliteiten, zoals de evenementenfunctie. Dit zal er voor zorgen dat we als Kwalitaria meer en meer een echte eenheid worden, ongeacht of je op het hoofdkantoor werkt, ondernemer bent, of medewerker in een van de vestigingen.
“Met Oneteam kunnen we snel en makkelijk informatie delen met de hele organisatie, wat hiervoor simpelweg niet mogelijk was.” Mika Bloemink, Grafisch Vormgever bij Kwalitaria
