“Oneteam biedt ons een alles-in-één medewerkersapp. We kunnen onze medewerkers, in plaats van 4 systemen, nu 1 oplossing bieden voor interne communicatie, onboarding, microlearnings en roosters.” - Brenda Kovac, HR Manager bij Optisport
Introductie
Optisport exploiteert ruim 400 sportlocaties in Nederland en België, waaronder zwembaden, ijsbanen, fitness, sporthallen en horeca. Elke maand brengen ze daarmee meer dan 1,5 miljoen mensen in beweging.
Brenda Kovac is HR Manager bij Optisport en is verantwoordelijk voor het HR-beleid voor de ruim 2000 medewerkers. Ze geeft leiding aan een team van 3 HR-adviseurs die samenwerken met de verschillende regiomanagers. We spraken Brenda om te horen hoe Optisport, als een van de meest actieve Oneteam-gebruikers, hun medewerkers succesvol en betrokken maakt.
Samenvatting van de resultaten
- Alles-in-één oplossing voor de employee experience;
- Een boost in medewerkersbetrokkenheid en onderlinge connecties;
- 4x meer kostenefficiënt ten opzichte van verschillende pointoplossingen;
- Verbeterde top-down communicatie;
- Eenvoudig feedback ontvangen vanuit de hele organisatie;
- Interactieve onboarding en microlearning leermodules;
- Geoptimaliseerde businessprocessen.
De uitdaging
Welke Employee Experience uitdagingen hadden jullie voor het gebruik van Oneteam?
We hadden verschillende uitdagingen. De grootste uitdaging was de betrokkenheid en binding met de organisatie onder onze medewerkers. Onze medewerkers werken vaak voor één locatie, b.v. Zwembad de Donk in Oisterwijk, daardoor voelden ze zich met name daarbij betrokken en niet zozeer met de hele Optisport organisatie.
Daarnaast was het bereiken van de medewerkers een grote uitdaging. Een zwembadmedewerker staat bijvoorbeeld de hele tijd bij het bad en kan dus niet even op zijn laptop/PC kijken om te communiceren of informatie van intranet op te halen.
Ook was en is het huidige personeelstekort in onze sector een uitdaging. Juist daarom is het belangrijk om mensen te bereiken en betrekken bij de organisatie. Als de medewerkersbetrokkenheid verbetert, kunnen we de mensen langer aan ons binden en efficiënter inzetten. Hierdoor kunnen we onze bezoekers de best mogelijke service bieden.
Wat voor gevolgen had dit voor jullie business?
Medewerkers klaagden dat ze niet altijd op de hoogte waren, soms belangrijke informatie misten en niet betrokken werden bij de organisatie. Daarnaast was er veel verloop, waarbij ook veel kennis verloren ging die niet goed werd opgeslagen. Dit is iets dat met een platform als Oneteam wel mogelijk is.
Welke oplossingen hebben jullie onderzocht?
Toen ik begon, tijdens de COVID-pandemie, was het eerste waar ik tegenaan liep dat het informeren van medewerkers lastig was. Het intranet voldeed niet, want men was thuis en de e-mailadressen waren verouderd en niet compleet. Verder gebruikten we versnipperde oplossingen voor interne communicatie, onboarding en e-learning. Dat was niet wenselijk en ik was ervan overtuigd dat we dit eigenlijk in één app moesten aanbieden. Daarmee voorkomen we dat medewerkers overspoeld raken door systemen. Met deze informatie in mijn achterhoofd ben ik onderzoek gaan doen naar een geschikte oplossing.
"Oneteam wordt door de hele organisatie gebruikt, van de zwembaden en ijsbanen tot de fitnesslocaties en de horecafaciliteiten. Sommige locaties hebben zelfs een 100% adoptiepercentage."
De oplossing
Waarom hebben jullie voor Oneteam gekozen?
Oneteam biedt ons een alles-in-één oplossing. We kunnen in plaats van 4 systemen nu 1 oplossing bieden voor interne communicatie, onboarding, microlearnings en de geïntegreerde roosters (via de Manus Plus-integratie). De kracht van het bundelen van alle aspecten van de employee experience is uniek en in lijn met onze wensen. Belangrijk vonden wij ook de AVG-vriendelijke chatfunctie, waardoor we geen Whatsapp meer hoeven te gebruiken. Hiermee kunnen we de privacy van onze medewerkers waarborgen en ervoor zorgen dat ze niet zomaar in whatsapp-groepen worden toegevoegd. Zo houden we privé en werk gescheiden van elkaar. Verder is de flexibiliteit van Oneteam heel fijn. We kunnen makkelijk werken en communiceren op organisatie- en locatieniveau.
Wie gebruikt er binnen jullie organisatie Oneteam?
Oneteam wordt door de hele organisatie gebruikt, van de zwembaden en ijsbanen tot de fitnesslocaties en de horecafaciliteiten. Sommige locaties hebben zelfs een 100% adoptiepercentage. We zijn van plan om bij de enkele locaties waar de adoptie achterblijft langs te gaan met een roadshow, om de waarde en het gemak van de app te laten zien.
Hoe verliep de implementatie?
Om de app te lanceren hebben we interactieve digitale workshops georganiseerd met Oneteam’s Customer Success Manager. Vervolgens waren de locatiemanagers verantwoordelijk voor de verdere uitrol binnen hun locatie. Sommige locatiemanagers en dus ook locaties zijn late adopters. Om hen op het platform te krijgen communiceren we bijvoorbeeld voor nieuwe acties alle belangrijke informatie alleen via Oneteam. Dat werkt goed.
"Maandelijks wordt er door onze ca 2.300 gebruikers 49.500 keer ingelogd op Oneteam, wat laat zien dat onze medewerkers heel actief gebruikmaken van het platform."
De resultaten
Wat voor impact heeft Oneteam op jullie organisatie?
Dankzij Oneteam is de betrokkenheid en verbinding écht vooruit gegaan. We kunnen nu heel eenvoudig al onze medewerkers informeren en betrekken. Een grappig voorbeeld is dat als we in onze managementteam-vergadering leuk of interessant nieuws bespreken, iedereen gelijk zegt: “Dat moeten we op Oneteam zetten!”.
Ook zien we dat er vanuit de medewerkers pro-actief wordt meegedacht over nieuwe onboarding- en microlearningmodules. We krijgen via het platform écht feedback vanuit het hart van de organisatie, wat belangrijk is voor het continu verbeteren van processen en het succes van de organisatie.
Hoe reageren jullie medewerkers op het gebruik van Oneteam?
Oneteam sluit goed aan bij onze waarden: team, omdenken en fun. Onze medewerkers vinden het leuk om Oneteam te gebruiken en het helpt ons om te laten zien dat we met heel Optisport één groep zijn. Van nieuwe medewerkers krijgen we altijd te horen dat ze het superleuk vinden om op zo’n manier welkom geheten te worden, via onze eigen medewerkersapp met digitale onboardingmodule. We kondigen nieuwe medewerkers bijvoorbeeld ook aan op de tijdlijn en daar reageert iedereen dan heel leuk op, met high-fives of leuke reacties. Zo voelen nieuwe medewerkers zich direct welkom. Verder geven onze medewerkers aan dat ze het heel fijn vinden om op de hoogte gehouden te worden van bedrijfsontwikkelingen en informatie over de organisatie.
Wat voor invloed heeft het platform op de medewerkersbetrokkenheid?
Een goed voorbeeld is dat we recentelijk een post met een foto deelde van een medewerker die 12,5 jaar in dienst is. Daar kwamen zoveel leuke reacties op, wat tekenend is voor de verbeterde betrokkenheid. Zo kunnen we op een leuke manier samen successen vieren. Ook zien we dat de chatfunctie heel populair is en dat er wekelijks meer dan 2.000 chatberichten worden verstuurd, wat ook een goed teken is van de medewerkersbetrokkenheid.
Welke andere resultaten zien jullie tot dusver?
Maandelijks wordt er door onze ca 2.300 gebruikers 49.500 keer ingelogd op Oneteam, wat laat zien dat onze medewerkers heel actief gebruikmaken van het platform. Daar zijn we natuurlijk heel blij mee.
Wat wordt jullie volgende stap op het gebied van Employee Experience?
De volgende stap wordt de resultaten van onze medewerkersenquête analyseren en de feedback gebruiken om verbeteringen door te voeren. Verder zien we nu soms dat mensen zelfs te enthousiast worden en te veel berichten delen. Hier gaan we richtlijnen voor ontwikkelen, hoe en welke info we wanneer en waar delen.
"We krijgen via het platform écht feedback vanuit het hart van de organisatie, wat belangrijk is voor het continu verbeteren van processen en het succes van de organisatie."
Probeer Oneteam en behaal dezelfde resultaten
Ben je op zoek naar een oplossing om jouw frontline medewerkers succesvol en betrokken te maken?
Tijdens een live productdemo laten we je graag onze alles-in-één medewerkersapp zien en beantwoorden we al jouw vragen.
Vraag hieronder een demo aan en we nemen binnen één werkdag contact met jou op.
