Wat is een intern communicatieplan?
In een intern communicatieplan zet een communicatie-afdeling uiteen wat hun doelstellingen, doelgroepen, activiteiten, plannen en middelen zijn op het gebied van communicatie in een bepaalde periode. Bijvoorbeeld als er een drukke piektijd voor de boeg staat, of als er intern veel is veranderd binnen het bedrijf. Of als je gewoon meer houvast wilt over je communicatie.
Waarom zou je een intern communicatieplan opstellen?
Simpel: omdat goede, creatieve interne communicatie je medewerkers enthousiast, gemotiveerd en betrokken maakt. Ze worden sneller de ambassadeurs van je organisatie en blijven beter verbonden met elkaar en andere afdelingen, in plaats dat ze hun interesse en solidariteit met je organisatie verliezen.
Ook heb je met een communicatieplan zwart op wit staan wat de aanpak van je afdeling is, waarom je hiervoor hebt gekozen en hoe dit bijdraagt aan bredere organisatiedoelen. Zo zijn stakeholders altijd goed op de hoogte, kan je beter reflecteren op je communicatie en laat je je nooit leiden door de waan van de dag.
Vooral in tijden van crises of plotselinge verandering is die houvast fijn. Als bedrijven in de retail- en hospitality-sector bijvoorbeeld voor lange tijd hun deuren moeten sluiten door overheidsmaatregelen, kun je terugvallen op een intern communicatieplan waarin staat beschreven welke digitale middelen je kunt inzetten om je frontline-medewerkers betrokken te houden.
Wat zijn de onderdelen van een goed intern communicatieplan?
We hebben 8 stappen op een rij gezet die je helpen een intern communicatieplan op te stellen. Goed om te weten: niet iedere organisatie is hetzelfde – een intern communicatieplan voor een reorganisatie van een groot hotel zal er heel anders uitzien dan van een modeketen die een nieuwe productlijn gaat introduceren.
Maak dus voordat je begint voor jezelf duidelijk wat de aanleiding is van je plan, voor wie het bedoeld is en wat je hoofddoel is. De antwoorden op die vragen vormen de eerste kaders van je plan.
Stap 1: Beschrijf de start en finish
Begin met het in kaart brengen van de situatie waarin je organisatie zich bevindt, en waar je graag naartoe wilt in een bepaalde periode. Waar gaat het op het gebied van communicatie vaak mis, en hoe helpt jouw plan dat op te lossen?
Misschien zijn bepaalde trends en ontwikkelingen binnen je doelgroep, sector, markt of in de maatschappij ook relevant, bijvoorbeeld als je organisatie meer wil focussen op thema’s als duurzaamheid of inclusiviteit. Ook handig: bedenk wat er gebeurt als je geen communicatieplan schrijft. Hoe zal je organisatie er dan over een paar jaar uitzien?
Stap 2: Maak doelstellingen meetbaar met KPI’s
Ga vervolgens aan de slag met het formuleren van een aantal concrete interne communicatiedoelstellingen. Maak ze meetbaar door KPI’s vast te stellen. Zo houd je makkelijk je tussentijdse voortgang bij, spreek je af hoe je successen meet en breng je het eindpunt van je plan in kaart.
Vergeet niet dat je doelstellingen en KPI’s formuleert volgens het SMART-principe: ze moeten specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden zijn.
Stap 3: Maak het overzichtelijk
Heb je een goed beeld van je doelstellingen en hoe je deze meet? Breng dan in kaart wie welke rol op zich neemt tijdens het schrijven en uitvoeren van het plan. Maak ook een duidelijke tijdsplanning die is opgedeeld in verschillende fasen.
Ook is het belangrijk om afspraken te maken waar informatie over het plan kan worden teruggevonden en hoe je anderen op de hoogte houdt over de voortgang van het project.
Stap 4: Ken je medewerker
Een goed intern communicatieplan heeft duidelijk gedefinieerde doelgroepen. Die kan je bepalen op basis van allerlei factoren zoals locatie, leeftijd en plek in de organisatie. Maar ook hoe lang iemand al bij je organisatie werkt.
Bijvoorbeeld als het gaat om baliemedewerkers waar het verloop wellicht hoger is dan de rest van het bedrijf, en de gemiddelde leeftijd lager. Je schrijft je plan uiteindelijk voor je medewerkers – betrek ze daarom bij je plan.
Ga met ze in gesprek wat er er beter kan, en wat ze belangrijk vinden als het gaat om hun informatiebehoefte. Op welke manier willen ze het liefst benaderd worden? Schrijf vanuit de doelgroep, houd de teksten begrijpbaar en vermijd het gebruik van ingewikkelde termen en buzzwords. Door niet te schrijven vanuit je eigen managementbubbel, maak je een groter draagvlak voor je plan.
Stap 5: Bepaal je strategie
De overgang van de oude naar nieuwe situatie wordt bepaald door de strategie die je kiest. Op welke manieren ga jij je medewerkers betrokken en gemotiveerd houden? Neem in deze stap de ruimte om je strategie goed toe te lichten en je keuzes helder te onderbouwen. Zo verklein je de kans dat medewerkers zelf andere plannen trekken die afwijken van jouw visie.
Stap 6: Bedenk kernboodschappen
Een kernboodschap maakt de essentie van je communicatieplan in een of twee zinnen duidelijk. Verwerk een paar van deze boodschappen in je verhaal die gebaseerd zijn op je doelstellingen. Een goede kernboodschap is niet alleen to the point, maar ook verrassend, oprecht én inspirerend. Veel meer dus dan een tegeltjeswijsheid of grappige one-liner.
Tip: kernboodschappen worden vaak beter door mensen onthouden als je deze visueel aantrekkelijk maakt, vaak herhaalt en via verschillende media communiceert.
Stap 7: Kies de juiste communicatiemiddelen en -kanalen
Bepaal in deze stap welke communicatiemiddelen en -kanalen je gaat gebruiken en hoe je deze gaat inzetten. Kijk hier goed naar je doelstellingen en doelgroepen uit vorige stappen: niet ieder kanaal is namelijk effectief voor iedere doelstelling of doelgroep.
Zo zal een afdeling met voornamelijk jonge mensen meer behoefte hebben aan een vlog of infographic dan een powerpoint of papieren handout. Vertaal je communicatieacties in een speciale communicatiekalender zodat je goed overzicht hebt wanneer je welke actie voor wie uitvoert.
Stap 8: Meten is weten
Heel fijn, zo’n intern communicatieplan, maar het is net zo belangrijk om de resultaten hiervan te evalueren. Stel voor jezelf van tevoren vast hoe je gaat reflecteren, hoe je de resultaten kwantitatief maakt en op welke manier je deze terugkoppelt aan stakeholders. Welke instrumenten zijn hiervoor nodig, en hoe zet je die effectief in?
De volgende stap in het verbeteren van de interne communicatie
Ook zo klaar met de wirwar aan verschillende manieren waarop je jouw collega’s kunt bereiken? Of dat belangrijke informatie niet door iedereen gelezen wordt, en dat ene groepje medewerkers nog steeds geen lid is van je intranetpagina?
Met het mobile-first intern communicatieplatform van Oneteam breng je al je communicatie samen op één gebruiksvriendelijk, interactief medewerkersplatform dat door iedereen gebruikt wordt. Zo wordt de interne communicatie met collega’s, afdelingen en locaties een stuk makkelijker. En dat zorgt voor veel meer betrokkenheid, verbinding en medewerkerstevredenheid.
Benieuwd hoe? Bekijk de explainer video hieronder en vraag vrijblijvend een gratis demo aan.
