Deze blogpost is onlangs bijgewerkt op 26 september 2024.
Goede interne communicatie is de sleutel tot succes voor ieder team, maar wanneer je vooral non-deskmedewerkers hebt, wordt het nog belangrijker – en uitdagender. De term non-deskmedewerkers omvat alle werknemers die niet in een traditionele kantooromgeving werken. Denk maar aan eerstelijnswerkers, mobiele teams, technisch personeel, retailmedewerkers, personeel in de gezondheidszorg en de horeca, … Allemaal essentiële functies om onze maatschappij draaiende te houden, en toch zijn net dit de medewerkers met de grootste uitdagingen wanneer het aankomt op informatie ontvangen van hun werkgevers.
Waar je in kantoorbanen lekker communiceert via mail, intranet of chatprogramma’s, wordt dat allemaal moeilijker wanneer je personeel niet regelmatig achter een computer zit. Non-deskmedewerkers hebben vaak geen tijd of geen gegronde motivatie om tijdens hun werkuren regelmatig hun mail te checken. Nochtans werken ze precies in settings waar vaak last-minute veranderingen plaatsvinden, zodat een goede bereikbaarheid net cruciaal is.
In dit artikel willen we je graag praktische ideeën meegeven om je interne communicatie met non-deskmedewerkers effectief en impactvol te maken. Zo kan je bedrijf misverstanden voorkomen, de betrokkenheid van je medewerkers verbeteren, een sterkere bedrijfscultuur nastreven – en dankzij dat alles ook betere bedrijfsresultaten presenteren.
{{CHECKLIST_INTERNAL_COMMS_NL="/components"}}
De uitdagingen van non-deskmedewerkers
Veel bedrijven zien non-deskmedewerkers over het hoofd in hun communicatiestrategie. Omdat ze geen vaste werkplek hebben of in ieder geval niet achter een computer zitten, vereisen non-deskmedewerkers een andere manier van communicatie dan kantoormedewerkers. Je kan immers niet verwachten dat non-deskmedewerkers hun mails checken voor of na de werkuren, en tijdens de werkuren is dat vaak onpraktisch of zelfs onmogelijk. Een aangepaste strategie is daarom essentieel.
Daarbij is het ook van belang dat je rekening houdt met de specifieke behoeften van je non-deskmedewerkers. Zo hebben retailmedewerkers bijvoorbeeld toegang nodig tot informatie over nieuwe promoties, stockniveaus en klantprotocollen, terwijl technische medewerkers vooral hun werkschema en -locatie en de relevante veiligheidsvoorschriften moeten kunnen raadplegen.
Bovendien is goede communicatie met al je medewerkers, inclusief non-deskmedewerkers, essentieel om een aantal redenen:
1. Medewerkersbetrokkenheid: Wanneer non-deskmedewerkers op de hoogte gehouden worden van bedrijfsnieuws, voelen ze zich meer betrokken en gewaardeerd, wat op zijn beurt leidt tot meer engagement en productiviteit.
2. Efficiëntie: Alleen met duidelijke en effectieve communicatie kunnen medewerkers hun baan naar behoren uitvoeren. Het is jouw taak als werkgever om te verzekeren dat ze alle informatie in handen hebben om hun taken op het hoogste niveau uit te voeren.
3. Veiligheid en compliance: Voor de veiligheid van iedereen is het essentieel dat je medewerkers op de hoogte zijn van nieuw beleid, veiligheidsvoorschriften, wetswijzigingen en dergelijke.
4. Bedrijfscultuur: Een sterke bedrijfscultuur zorgt voor meer welzijn en saamhorigheid bij je medewerkers, wat een positief effect heeft op je retentie en reputatie. Die bedrijfscultuur is in hoge mate afhankelijk van goede communicatie.
Het is dus duidelijk dat effectieve communicatie met al je medewerkers van het grootste belang is, en dat je daarvoor een aangepaste aanpak nodig hebt bij non-deskmedewerkers. Zo kan je inzetten op mobiele communicatie en interactieve platformen. Hieronder geven we 13 concrete tips mee om van je interne communicatie met non-deskmedewerkers een succes te maken.
13 ideeën voor interne communicatie met non-deskmedewerkers
1. Mobiele communicatietools
Gebruik maken van communicatietools die gemaakt zijn voor of goed werken op smartphones en andere mobiele toestellen, zorgt ervoor dat non-deskmedewerkers updates en informatie waar en wanneer dan ook kunnen ontvangen. Enkele voorbeelden:
1. Medewerkersapps: Apps specifiek voor medewerkerscommunicatie met non-deskmedewerkers bieden allerlei functies op maat van je personeel, zoals shiftplanning, taakbeheer, trainingmodules en kanalen voor interne communicatie.
2. Communicatie-apps: Apps zoals WhatsApp, Slack of Microsoft Teams geven toegang tot directe communicatie, groepschats en bestanden delen, zodat medewerkers ook buiten de kantooromgeving vlot kunnen samenwerken en op de hoogte kunnen blijven van nieuws.
3. Pushmeldingen: Mobiele pushmeldingen kunnen ingezet worden om medewerkers waar dan ook op de hoogte te houden van dringende berichten en updates.
4. Intranet voor mobiel gebruik: Een intranet of medewerkersportaal dat geoptimaliseerd is voor mobiel gebruik helpt ook je non-deskmedewerkers moeiteloos op de hoogte blijven van bedrijfsnieuws, beleidswijzigingen en andere belangrijke zaken.
2. Videoberichten en -updates
Inzetten op video helpt om de aandacht van non-deskmedewerkers vast te houden en maakt berichten persoonlijker. Hier zijn enkele tips waar je best rekening mee houdt wanneer je video’s maakt voor non-deskmedewerkers:
📹 Houd het beknopt: Non-deskmedewerkers hebben vaak weinig tijd voor interne communicatie. Het is daarom belangrijk om video’s kort en to the point te maken. Mik op niet langer dan 2-3 minuten voor maximale effectiviteit.
📹 Let op kwaliteit: Hoewel professioneel videomateriaal niet per se nodig is, zorg je er wel best voor dat je video’s in orde zijn op het vlak van licht-, audio- en beeldkwaliteit. Video’s van slechte kwaliteit maken je boodschap moeilijker te begrijpen en minder geloofwaardig.
📹 Gebruik visuele elementen: Maak de video aantrekkelijker en duidelijker door grafieken, animaties of tekstelementen toe te voegen. Zo maak je belangrijke punten memorabeler en interessanter.
📹 Stimuleer interactie: Moedig non-deskmedewerkers waar mogelijk aan om te interageren met je video, bijvoorbeeld door reacties achter te laten of deel te nemen aan nagesprekken.
📹 Mik op mobiel: Vergeet niet dat non-deskmedewerkers vooral mobiel naar je video kijken. Video’s optimaliseren voor mobiel gebruik betekent onder andere rekening houden met responsief design, verticale formaten en datalimieten.
📹 Gebruik storytelling: De meest effectieve video’s maken gebruik van technieken uit storytelling. Ze volgen een narratieve structuur en geven levensechte voorbeelden of delen verhalen van medewerkers om de video interessanter en levensechter te maken.
📹 Promoot en hergebruik: Promoot je video op verschillende communicatiekanalen om het bereik ervan zo groot mogelijk te maken. Je kan de inhoud ook hergebruiken in andere formats, zoals geschreven samenvattingen, posts op sociale media en podcasts. Zo bereik je medewerkers met verschillende voorkeuren en gewoontes.
{{CHECKLIST_INTERNAL_COMMS_NL="/components"}}
3. Interactieve nieuwsbrieven
Met interactieve interne nieuwsbrieven kan je non-deskmedewerkers betrekken en ervoor zorgen dat belangrijke informatie hen bereikt. De traditionele, statische nieuwsbrief kan vaak aanvoelen als onpersoonlijk eenrichtingsverkeer, waardoor medewerkers er minder aandacht aan besteden en de informatie niet goed onthouden. Met interactieve elementen wordt je nieuwsbrief een dynamisch kanaal voor tweerichtingscommunicatie, waarmee je deelname aanmoedigt en een gevoel van community creëert.
Twee manieren waarop je interactieve elementen in je nieuwsbrieven kunt steken:
✔️ Voeg interactieve quizzen, polls of enquêtes toe. Deze elementen helpen je niet alleen beter inzicht te krijgen in je medewerkerssentiment en waardevolle feedback verzamelen: ze maken je nieuwsbrief ook interessanter en memorabeler.
✔️ Maak gebruik van multimedia. Zet je nieuwsbrief niet alleen vol tekst: gebruik video, animaties, infografieken, links en QR-codes om je medewerkers door te verwijzen naar andere bronnen.
4. Beloningsprogramma’s
Non-deskmedewerkers zijn vaak de ondergewaardeerde helden in een bedrijf. Ze werken keihard achter de schermen om de organisatie vlot te laten draaien of klantenservice te verlenen, maar door hun gedecentraliseerde werkplekken voelen ze zich vaak afgesneden van de bedrijfscultuur en minder gezien door het management.
Een effectief beloningsprogramma is een cruciale manier om de moraal een boost te geven, je medewerkers waardering te tonen en toptalent te behouden in je organisatie. Enkele opties:
- Erkenningsinitiatieven onder collega’s
- Beloningssysteem met punten
- Samen mijlpalen en prestaties vieren
- Persoonlijke gebaren
5. Digitale prikborden en affiches
Digitale prikborden en affiches zijn een prima plek om updates en belangrijke informatie in real-time te delen met non-deskmedewerkers. Je kan schermen strategisch plaatsen op plekken zoals pauzeruimtes en kantines, waar non-deskmedewerkers vaak samenkomen. Zo zijn je boodschappen zo zichtbaar en toegankelijk mogelijk.
Digitale borden gebruiken betekent dat je dynamische boodschappen kunt delen en met weinig logistieke moeite updates kunt geven. Dat zorgt ervoor dat medewerkers naar je borden blijven kijken en steeds op de hoogte blijven, ook wanneer ze moeilijker toegang hebben tot mail en andere kanalen.
6. Virtuele rondetafels en Q&A’s
Virtuele rondetafels en Q&A’s zijn krachtige manieren om interactie en open communicatie met en tussen non-deskmedewerkers te stimuleren. Deze digitale evenementen vormen een toegankelijk platform waar medewerkers kunnen praten met managers en hun vragen kunnen stellen.
Tips voor effectieve Q&A-sessies
❓ Kondig het evenement aan: Promoot je virtuele rondetafelgesprek of Q&A vroeg genoeg en herhaaldelijk om zo veel mogelijk interesse te creëren.
❓ Verzamel op voorhand vragen: Moedig medewerkers aan hun vragen op voorhand in te sturen, zodat antwoorden grondig voorbereid kunnen worden en het proces vlotter verloopt.
❓ Zet een moderator in: Wijs een moderator aan die vragen evalueert en prioritiseert, zodat de meest dringende kwesties zeker behandeld worden.
❓ Geef duidelijke instructies: Communiceer helder over het vragenproces tijdens het evenement, bijvoorbeeld of je de chatfunctie gebruikt, mensen hun hand digitaal moeten opsteken, of een andere methode.
❓ Zorg voor een afsluiter: Deel na het event een opname of transcriptie van de sessie en handel onafgewerkte kwesties of vragen af.
7. Gamificatie van je interne communicatie
‘Gamificatie’ betekent dat je elementen uit games – zoals punten, badges, leaderboards en beloningen – toepast op andere contexten. In het geval van interne communicatie kan gamificatie een krachtige manier zijn om meer betrokkenheid, motivatie en deelname te stimuleren bij je medewerkers.
Gamificatie zet in op de natuurlijke menselijke drang voor competitie, erkenning en succes en kan zo mondaine taken transformeren tot plezierige, lonende ervaringen. Het stimuleert non-deskmedewerkers om zich actief in te zetten in het bedrijf en zaken als handleidingen en trainingsmateriaal aandachtig te lezen.
Enkele gamificatie-technieken die je kunt inzetten:
- Gebruik een puntensysteem waarbij medewerkers punten verdienen voor het volbrengen van bepaalde acties of taken in verband met je interne communicatie.
- Ken awards of badges toe voor specifieke mijlpalen of successen.
- Baseer je beloningsprogramma op game-technieken: laat medewerkers punten of badges verzamelen voor voorbeeldig gedrag of het behalen van doelstellingen.
- Integreer gamificatie in je interne communicatieplatformen om de ervaring interactiever te maken.
8. Platformen voor onderlinge communicatie
Communicatie tussen je non-deskmedewerkers stimuleren zorgt voor een gevoel van saamhorigheid en bevordert het delen van kennis. Wanneer je er als werkgever specifieke platformen voor aanbiedt, maak je duidelijk dat je inzet op een cultuur van onderlinge steun en samenwerking.
Enkele tools die je hiervoor kunt inzetten:
- Medewerkersapps met een chatfunctie. Met medewerkersapps kunnen je non-deskmedewerkers met elkaar communiceren en updates delen in real-time, waar ze ook zijn.
- Interne sociale netwerken en communities. Via deze platformen kunnen medewerkers updates delen, vragen stellen en samenwerken.
- Platformen voor onderlinge erkenning. Op deze platformen kunnen medewerkers elkaars inspanningen waarderen en belonen, wat een positieve werkcultuur creëert.
{{CHECKLIST_INTERNAL_COMMS_NL="/components"}}
9. Storytelling en medewerkersverhalen
Storytelling betekent de kracht van verhalen gebruiken om je interne communicatie menselijker te maken en daardoor een diepere connectie te vormen met je non-deskmedewerkers. Levensechte verhalen en ervaringen delen maakt je berichtgeving meer herkenbaar en impactvol.
Eén techniek die je kunt gebruiken is medewerkers in de spotlights zetten. Dat zijn korte profielen waarin de ervaringen, verwezenlijkingen en persoonlijke verhalen van individuele medewerkers gedeeld worden. Met deze features geef je medewerkers erkenning en creëer je een gevoel van saamhorigheid en gedeelde identiteit.
Denk er bij het delen van medewerkersverhalen aan om medewerkers in verschillende departementen, functies en locaties te laten zien en zo de diversiteit in je bedrijf in het daglicht te stellen. Deel niet alleen professionele verwezenlijkingen, maar ook unieke uitdagingen waarmee ze te maken kregen en hun passies buiten het werk. Je kunt deze profielen ook gebruiken om de waarden en doelen van je bedrijf te benadrukken.
Enkele elementen die je kunt verwerken in je medewerkersverhalen:
- Korte video-interviews of profielen
- Geschreven Q&A’s
- Foto-essays of visuele verhalen
- Artikels of blogs geschreven door medewerkers
- Takeovers en live-sessies op sociale media
10. Feedback en enquêtes
Feedback verzamelen van je non-deskmedewerkers is erg belangrijk om hun specifieke behoeften, bezorgdheden en perspectieven beter te begrijpen. Door proactief naar feedback te vragen, kan je organisatie sneller problemen oplossen en creëer je ook een cultuur van open communicatie. Zowel een open feedbackmechanisme als regelmatige enquêtes zijn daarvoor noodzakelijk.
Enkele manieren waarop je vandaag nog feedback kunt beginnen verzamelen van je non-deskmedewerkers:
- Gebruiksvriendelijke feedback-tools (bv. mobiele apps, een hotline of een webplatform).
- Mobiele enquêtes over zaken als tevredenheid op het werk, trainingswensen, omstandigheden op de werkvloer en dergelijke.
- Regelmatige pulsenquêtes en andere vormen van korte, frequente check-in, waarmee je direct inzicht krijgt in medewerkerssentiment.
11. Training en ontwikkeling
Met toegankelijke, interessante trainingskansen zorg je ervoor dat je non-deskmedewerkers de juiste vaardigheden bezitten, maar bovendien ook gemotiveerd blijven. De traditionele les in een klaslokaal is vaak echter onrealistisch voor deze medewerkers. Zet daarom in op alternatieve methoden om belangrijk lesmateriaal aan te leveren:
- Zet mobiele leerplatformen in zodat medewerkers de trainingmodules kunnen raadplegen op hun smartphone. Zo kunnen ze training gemakkelijker inpassen in hun schema.
- Maak je lessen ‘snackable’, wat we ‘microlearning’ noemen: zo kunnen medewerkers informatie verwerken in kleine stukjes, bijvoorbeeld tijdens hun pauze.
- Ontwikkel interactieve videocursussen, die zijn vaak interessanter en eenvoudiger te verwerken.
Welke vorm je ook kiest, effectieve training voor non-deskmedewerkers voldoet best aan deze kenmerken:
✔️ Toegankelijk: Maak trainingmateriaal toegankelijk op allerlei toestellen en platformen, vooral rekening houdend met mobiel gebruik.
✔️ Relevant: Maak je lesinhoud op maat van de specifieke functies en taken van non-deskmedewerkers, zodat ze hun kennis direct kunnen toepassen.
✔️ Boeiend: Gebruik interactieve elementen, multimedia en gamificatie om de aandacht vast te houden en de leerervaring actiever te maken.
✔️ Flexibel: Training aanbieden on-demand of met flexibele deadlines zorgt ervoor dat ze eenvoudiger in te passen is in verschillende werkschema’s.
✔️ Doorlopend: Update je trainingsmodules regelmatig om ze up-to-date te houden met nieuwe regels en ontwikkelingen.
Meer weten? Lees onze tips voor het opzetten van een effectief e-learningprogramma.
12. Sociale media and interne netwerken
Sociale mediaplatformen zijn vaak een effectieve manier om de communicatie met je non-deskmedewerkers te verbeteren. Veel medewerkers gebruiken deze kanalen al, wat ze toegankelijk en interessant maakt.
Als bedrijf zijn er twee mogelijke strategieën:
- Creëer specifieke groepen of pagina’s op openbare sociale media speciaal voor je non-deskmedewerkers, wat een groepsgevoel kan bevorderen en helpt met kennis delen en onderlinge communicatie.
- Zet interne sociale netwerken op voor je personeel. Deze kanalen bieden meer privacy en functies op maat.
13. Visuele communicatie en infografieken
Beeldmateriaal en infografieken zijn krachtige tools voor het overbrengen van complexe informatie op een bevattelijke en interessante manier. Data, processen of instructies visueel uitbeelden maakt je informatie toegankelijker en zorgt voor een betere interactie met je boodschap.
