Wat betekent preboarding?
Preboarding omvat de fase vanaf de contractondertekening tot de eerste werkdag. Deze periode heeft als doel om de nieuwe medewerker enthousiast te houden over je organisatie en goed voor te bereiden op de eerste dag. En dat is belangrijk, want zo voorkom je dat iemand de connectie met jouw organisatie verliest.
Wat is het verschil tussen preboarding en onboarding?
De termen spreken eigenlijk voor zich: preboarding is de fase die voorafgaat aan het onboarden van een nieuwe medewerker. Het gaat om operationele zaken die voor de eerste werkdag geregeld moeten zijn, zoals het ondertekenen van contracten en formulieren, en het verlenen van toegang tot systemen. Ook introduceer je in deze fase de nieuwe medewerker binnen je organisatie, en doe je er alles voor om hem of haar een warm onthaal te geven.
De daarop volgende onboarding vindt plaats als de medewerker eenmaal aan het werk is, en heeft een educatief en evaluerend karakter. Denk dan aan het volgen van e-learnings, quizzes en trainingen om een functie goed uit te kunnen voeren, en meer te leren over de ambities, achtergrond, cultuur en visie van de organisatie. Ook: evalueren hoe het werk (en de onboarding) bevalt.
{{CHECKLIST_ONBOARDING_NL="/components"}}
7 tips voor een geslaagd preboarding proces
Het is belangrijk om je preboarding goed op orde te hebben. Als er na de contractondertekening een radiostilte volgt, verbreek je de verbinding met je nieuwe medewerker die later moeilijk te herstellen is.
Met deze 7 tips zorg je dat dat niet gebeurt. Goed om te weten: overspoel iemand niet met informatie – kies zorgvuldig de momenten uit waarop je contact zoekt, met genoeg ruimte tussen berichten.
1: Zorg voor een warm onthaal
Nieuwe medewerkers verdienen een warm onthaal in je organisatie. Besteed bijvoorbeeld extra aandacht aan de contractondertekening door een feestelijk bericht met foto te plaatsen op het sociaal intranet of medewerkersplatform. Stuur ook alvast een welkomstcadeau, voucher, merch of een bos bloemen op.
2: Stuur een persoonlijke uitnodiging voor de eerste dag
Nodig je medewerker op tijd uit voor de eerste werkdag. Doe meer dan alleen werkschema’s, werkkleding en andere praktische zaken delen: geef het bericht een persoonlijk tintje waardoor iemand écht het gevoel krijgt gewaardeerd te worden.
3: Deel nieuws over je organisatie
Ook als een nieuwe medewerker nog niet is begonnen, is het waardevol om hem of haar op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen of nieuwtjes over je organisatie.
Algemene info, bijvoorbeeld over de achtergrond van je bedrijf en toekomstplannen, is ook altijd goed om te delen. Zo stimuleer je vanaf een vroeg moment verbondenheid en betrokkenheid onder nieuw personeel.
4: Verleen op tijd toegang tot digitale platformen
Het is belangrijk dat een nieuwe medewerker op tijd toegang heeft tot het intranet, je medewerkersplatform en andere belangrijke digitale systemen.
Als je dat voor de eerste dag hebt geregeld, kan iemand alvast online kennismaken met je organisatie, de locatie waar ze aan de slag gaan, en hun collega’s.
5: Deel je socialemediakanalen en nieuwsbrief
Vergeet niet om een nieuwe medewerker op tijd uit te nodigen voor je socialmediakanalen en nieuwsbrief. Op die manier blijft hij of zij goed op de hoogte van het laatste nieuws, je merkidentiteit en relevante campagnes.
6: Nodig uit voor borrels en lunches
Het is een gemiste kans als je nieuwe medewerkers niet uitnodigt voor een (vrijdagmiddag)borrel, verjaardagsfeestje of ander teamuitje. Het is de perfecte setting om op een laagdrempelige manier kennis met elkaar te maken.
Start er op hetzelfde moment een grote groep nieuwe medewerkers? Nodig ze dan uit voor een gezamenlijke lunch voordat ze aan de slag gaan.
7: Introduceer het team
Om de haverklap handjes schudden is nogal overweldigend op een eerste dag. Laat het team op tijd weten wanneer een nieuwe collega start, en laat een nieuwe medewerker alvast een introductie schrijven (of filmen) voor op het medewerkersplatform.
Wat levert een goede preboarding op?
- Het verhoogt de retentie
Onderzoek laat zien dat nieuwe medewerkers in de eerste 3 maanden bepalen of een functie wel of niet bij hen past. En of ze zich voor de lange termijn aan een organisatie willen binden.
Met goede, persoonlijke preboarding voorkom je dat nieuwe medewerkers alsnog kiezen om ergens anders aan de slag te gaan. Zo krijg je als HR-afdeling de regie terug over je onboarding en behoud je je medewerkers voor je organisatie.
- Het zorgt voor meer verbondenheid
Met een goede preboarding zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers al voor hun eerste werkdag betrokken raken, en zich sneller verbonden voelen met je missie en verhaal. Zo worden ze sneller ambassadeur van je organisatie.
- Het neemt zenuwen weg
Door nieuwe medewerkers voor hun start kennis te laten maken met je organisatie wordt de eerste dag een stuk minder spannend.
Vooral als er een flinke periode zit tussen contractondertekening en de eerste werkdag, neem je door regelmatig contact te onderhouden veel zenuwen weg.
- Het leidt tot hogere productiviteit
Met goede preboarding kunnen nieuwe medewerkers hun functie sneller goed uitvoeren. De extra aandacht die je in de periode voor de eerste werkdag geeft, wordt beloond met een hogere productiviteit en medewerkerstevredenheid. En daar plukken je klanten uiteindelijk de vruchten van.
De volgende stap
Goede preboarding zorgt voor een hoge medewerkersbetrokkenheid en productiviteit. Met het medewerkersplatform van Oneteam digitaliseer je in een handomdraai iedere fase van een inwerktraject. Zo wordt preboarding overzichtelijker, persoonlijker en interactiever.
{{CHECKLIST_ONBOARDING_NL="/components"}}
