.png)
Wat is een inwerkprogramma?
Een inwerkprogramma zorgt ervoor dat een nieuwe medewerker door middel van training klaar wordt gestoomd voor zijn of haar nieuwe rol.
Het is een verzameling van educatief materiaal en activiteiten die ontworpen zijn om nieuwe medewerkers te helpen meer te leren over hun rollen en verantwoordelijkheden.
Een inwerkplan bevat praktische informatie zoals het bedrijfsbeleid, de procedures en taken. Maar het bevat ook wat abstractere onderdelen zoals kennismaking met de werkplekcultuur, bedrijfsdoelen- en visie en teamdynamiek.
Waarom is een inwerkprogramma belangrijk?
Een goed gestructureerd inwerkprogramma is van cruciaal belang om nieuwe medewerkers een prettig gevoel te geven in hun nieuwe rol.
Een veelgemaakte fout (die zelfs de meest succesvolle bedrijven maken) is het niet formeel opleiden van nieuwe medewerkers.
Het inwerkprogramma zorgt er bijvoorbeeld voor dat:
- Medewerkers binnen korte tijd betrokken raken bij de organisatie;
- De tijd die nieuwe medewerkers nodig hebben om productief te worden enorm verkort wordt.
Maar al te vaak liegen organisaties zichzelf voor dat medewerkers alleen ‘al doende leren’, en vragen zich vervolgens af waarom een derde van het personeel binnen de eerste zes maanden vertrekt.
Wat is het verschil tussen onboarden en inwerken?
In tegenstelling tot wat veel mensen denken, zijn training en onboarding twee aparte, niet uitwisselbare dingen. Onboarding is het grotere geheel.
Het doel van een onboarding programma is om een band op te bouwen tussen de organisatie en medewerkers binnen de eerste 90 dagen van tewerkstelling.
“Training is brandstof voor de onboarding-motor, en zonder de één zal de ander zeker lijden.” Maren Hogan, Forbes
Inwerken gaat echter meer over de details en maakt deel uit van het onboarding proces. Het heeft betrekking op de technische details of taken van het werk, zoals procedures en vaardigheden.
{{CHECKLIST_ONBOARDING_NL="/components"}}
Voorbeeld inwerkprogramma nieuwe medewerkers
Natuurlijk is het verleidelijk om het inwerkprogramma zo kort mogelijk te houden, zodat de medewerker snel productief is. Toch is het beter om de introductieperiode uit te smeren over een wat langere tijd.
Dat hoeft niet te betekenen dat de medewerker pas laat aan het werk kan. Juist training on the job is heel effectief om in een relatief kort tijdsbestek veel kennis en vaardigheden op te doen.
De vertaalslag van theorie naar praktijk wordt bijna vanzelf gemaakt; de medewerker is aanwezig op de werkvloer en kan indien nodig vragen stellen aan de buddy.
Vergeet niet in te spelen op de individuele wensen en behoefte van de nieuwe medewerker. In ons format nemen we een periode van 4 weken, maar dit is uiteraard niet in beton gegoten. Een goed inwerkprogramma is altijd maatwerk.
Betreft het een wat complexere functie, of heeft iemand behoefte aan een intensievere begeleiding, dan is het raadzaam om langer de tijd te nemen om de medewerker wegwijs te maken in zijn nieuwe rol.
Het gaat erom dat het doel wordt bereikt: een goed geïnstrueerde, productieve medewerker die zich helemaal thuisvoelt in de functie en organisatie.
Week 1: Een frisse start
Laat de nieuwe medewerker in de eerste week direct goed ‘landen’ met een warm welkom en de eerste echte kennismaking met de organisatie en collega’s. Besteed daarom aandacht aan de volgende onderdelen:
1.1 Welkom door manager en/of buddy
Geef de medewerker tijdens de inwerkperiode én daarna een vast aanspreekpunt. Dit kan de leidinggevende zijn, maar het benoemen van een ervaren collega als buddy is vaak nog beter.
Voor de gemiddelde medewerker is het makkelijker om vragen te stellen aan een collega, en ook de introductie bij andere collega’s verloopt doorgaans net wat soepeler.
1.2 Welkomstpakket en werkmateriaal
De medewerker moet direct beschikken over bedrijfskleding, sleutels of toegangspasjes en afhankelijk van de branche en rol eventuele beschermingsmiddelen (zoals bijvoorbeeld werkschoenen).
Zorg ervoor dat inlogcodes voor het sociaal intranet, urenregistratie en kassa- en beveiligingssystemen klaar liggen. Mocht dit aan de orde zijn, dan is een gepersonificeerd naambordje ook een goede toevoeging.
1.3 Afstemmen inwerkprogramma
Wees duidelijk over de duur en inhoud van het inwerkprogramma. Kies je voor training on the job, dan is het goed om aan te geven wat er op welk moment van de medewerker verwacht wordt.
Wanneer is aanwezigheid en productiviteit op de werkvloer gewenst, en wanneer is er ruimte voor zelfstudie of theorie.
Het starten met een nieuwe baan is intensief. Overstelp de medewerker daarom niet direct met een overvol programma, maar bouw voldoende rustmomenten in.
Mocht de medewerker aangeven behoefte te hebben aan bepaalde informatie die nog niet is meegenomen in het introductieprogramma, dan is nu het moment om de agenda hier op aan te passen.
1.4 Introductie nieuwe medewerker bij collega’s
Meld de komst van de medewerker tijdig op het interne communicatieplatform, liefst voorzien van een foto, zodat het nieuwe gezicht al snel wordt herkend in de wandelgangen en kantine.
Daarnaast is het goed om tijdens de eerste week een of meer live ontmoetingsmomenten te creëren.
Bijvoorbeeld door naast het obligate rondje door het pand en over het terrein ook een gezamenlijke lunch, een vrijdagmiddagborrel of andere informele events met collega’s te organiseren.
1.5 Evaluatiemoment
De buddy checkt aan het eind van de eerste week hoe het gaat met de nieuwe collega. Hoe is de eerste kennismaking met de organisatie, de werkzaamheden en collega’s bevallen?
Zijn er prangende vragen of knelpunten, dan moet hier zo snel mogelijk actie op worden ondernomen.
Week 2: Verder wortelen
De kop is eraf. In de tweede week zal de nieuwe medewerker met meer zelfvertrouwen, misschien zelfs al met enige routine, naar het werk gaan.
Nu is het tijd om de eerste verdiepingsslag te maken. De volgende onderdelen van de inwerkchecklist kunnen in de tweede week aan bod komen:
2.1 Training productkennis
De medewerker start de eerste training rondom de diensten en producten van de organisatie. Probeer de training zoveel mogelijk af te stemmen op de reeds aanwezige kennis en ervaring van de nieuwe medewerker, om te voorkomen dat er onnodige ballast of tijdsverspilling wordt gecreëerd.
Maak het niet te zwaar, gebruik voldoende visuals om de training luchtig en begrijpelijk te houden, en zet gamification in om de kennis aan het einde van iedere module te toetsen.
Door de training digitaal aan te bieden via een e-learning app, of gebruik te maken van blended learning, bied je de mogelijkheid om de stof ook op een later tijdstip nog eens door te nemen.
2.2 Veiligheidstraining
Komt de medewerker tijdens het werk in contact met risicovolle situaties, dan is het zaak om hier aandacht aan te besteden voordat hij of zij daadwerkelijk op de werkvloer komt.
Geef heldere instructie wat te doen in bijzondere situaties, zoals bij een diefstal, brand, of overval.
Ook hier geldt: een beeld zegt meer dan honderd woorden, dus maak het visueel.
2.3 Techniek
Vandaag de dag kent vrijwel iedere functie technische aspecten. Voorraadbeheer, kassasystemen, tijdsregistratie of het bedienen van machines: het vraagt allemaal specifieke technische- of automatiseringskennis.
Neem voldoende tijd om de medewerker wegwijs te maken. Bijvoorbeeld door een live kennismaking met het systeem, maar ook makkelijk via de telefoon te raadplegen online handleidingen zijn een must.
2.4 Overleg manager
Plan halverwege de tweede week een individueel overleg met de leidinggevende. Om de wederzijdse kennismaking te verdiepen, maar ook om vinger aan de pols te houden bij de nieuwe medewerker.
Gaat alles nog naar wens, of moet het introductieprogramma worden bijgesteld? Hoe verloopt de samenwerking met de buddy, is de onderlinge klik goed?
2.5 Procedures
Hoe werkt de verzuimprocedure, zijn er kledingvoorschriften en spreek je de klant aan met ‘u’ of juist liever wat amicaler? Neem de medewerker mee in de bedrijfscultuur.
Ook dat is een belangrijk onderdeel van de inwerkperiode en zorgt ervoor dat iemand zo snel mogelijk onderdeel wordt van het team.
Week 3: Steeds productiever
Inmiddels zal de nieuwe collega steeds zelfstandiger aan de slag gaan. Het met een ander meekijken en meelopen verschuift naar volwaardig een eigen plek innemen in het team.
Toch is het inwerken nog niet helemaal voorbij. Het kan prettig en nodig zijn om af en toe nog terug te vallen op de kennis en ervaring van de buddy. Het introductieprogramma kan er deze week zo uitzien:
3.1 De organisatie
Een bedrijfsvideo met daarin een korte kennismaking met de organisatie mag niet ontbreken aan de introductie.
Het geeft direct een beeld van de ‘why’ van de organisatie, de organisatiestructuur en de bedrijfsvisie. Vergeet ook niet de arbodienst en vertrouwenspersoon te vermelden.
3.2 Toets
Bouw zowel online als in de praktijk een toetsingsmoment in, waarmee zowel kennis als persoonlijke ervaringen van de medewerker gepeild kunnen worden.
Weet de medewerker wat er wordt verwacht, is er voldoende product- en systeemkennis aanwezig om mee uit de voeten te kunnen? En, bijna net zo belangrijk, is er een match met de organisatie en voelt hij of zij zich welkom?
3.3 Evaluatiemoment
De leidinggevende bespreekt de uitkomst van de toets met de medewerker. Is er behoefte aan intensievere begeleiding of extra training, of voelt de medewerker zich nog niet helemaal prettig in de nieuwe werkomgeving?
Zorg voor aanvullende scholing of plan extra individuele gesprekken.
3.4 Uitleg (secundaire) arbeidsvoorwaarden en voorzieningen
De eerste salarisbetaling komt eraan. Een perfect moment voor een duidelijke uitleg over de cao, de loonstrook, pensioenvoorzieningen, reiskostenregeling, gedragscode en andere HR-gerelateerde onderwerpen.
Natuurlijk kan er gebruik gemaakt worden van online kennisdeling door middel van video’s, maar een persoonlijk informatiemoment met de HR-medewerker wordt vaak ook als prettig ervaren.
Week 4: Stay or go?
Na vier weken is het meestal wel duidelijk of er sprake is van een goede match tussen de medewerker en organisatie. Sta hier bewust bij stil door samen de afgelopen weken te evalueren, maar ook vooruit te kijken.
Welke toekomstperspectieven zijn er voor de medewerker, en hoe kan hier vorm aan worden gegeven? Laat deze week de volgende punten aan de orde komen:
4.1 Proeftijdgesprek
De leidinggevende evalueert samen met de medewerker de wederzijdse ervaringen. Voldoet de medewerker aan de verwachtingen en, ook belangrijk, beantwoordt de organisatie aan de wensen van de medewerker?
Is er onverhoopt sprake van twijfels of ontevredenheid, draai er dan niet omheen en bespreek hoe het dienstverband op een goede wijze kan worden afgerond.
Zijn er wél toekomstperspectieven, dan zullen ook de andere punten van de checklist aan bod komen.
4.2 Persoonlijk Ontwikkelings Plan
Leg de ambities van de medewerker vast in een POP en bespreek welke opleidings- en loopbaanontwikkelingsmogelijkheden er zijn binnen de organisatie.
Zijn er opleidingen of trainingen die binnenkort zouden kunnen worden opgepakt?
4.3 Afronding inwerkprogramma
De buddy checkt bij de medewerker of er misschien nog vragen zijn die op dit moment beantwoord moeten worden.
Inhoudelijke evaluatie van het inwerkprogramma kan nuttige input leveren voor het traject van andere nieuwe medewerkers. Denk hierbij aan enquêtes om het inwerktraject te evalueren.
4.4 Planning contactmomenten
Neem niet te makkelijk aan dat de medewerker wel stevig in het zadel zit en gemotiveerd blijft.
Het is voor zowel manager als medewerker geen overbodige luxe om minstens eens per kwartaal de tijd te nemen voor een gezamenlijk evaluatiemoment.
Zit de medewerker nog goed in zijn functie en het team, is er behoefte aan extra scholing of ondersteuning, of zijn er knelpunten?
Opleiding na het inwerkprogramma
Uiteraard houdt het leertraject niet op nadat het inwerkprogramma is afgerond. Sterker nog: als het goed is houdt de persoonlijke ontwikkeling nooit op.
Staat iemand stil, dan is het gauw gedaan met de duurzame inzetbaarheid en kansen op de arbeidsmarkt.
Welke trainingen relevant zijn, is persoons- en functie-afhankelijk.
Via e-learningmodules kun je eenvoudig gepersonaliseerde en interactieve digitale trainingen aanbieden, zodat jouw medewerker zich continu kan blijven ontwikkelen in zijn of haar baan.
Hoe je een inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers faciliteert
Met Oneteam’s medewerkersplatform met onboarding module creëer je eenvoudig boeiende en interactieve trainingen, inclusief quizzes en uitlegvideo’s.
Ontdek hoe Oneteam je kan helpen om je nieuwe medewerkers vanaf dag één succesvol te maken.
